Documenti: quali conservare e per quanto tempo

13 Aprile 2017

La conservazione dei documenti è un tema di estrema importanza, solitamente sottovalutato. Molto spesso l’accumularsi di bollette, fatture e altri documenti di carattere fiscale sottrae prezioso spazio all’interno dei cassetti, tanto da spingere ad una certa esasperazione. Però anche se la tentazione di liberarsene è forte, bisogna resistere per non incorrere nel rischio di ritrovarsi scoperti di fronte alle richieste di prova di avvenuto pagamento.

Per quanto tempo vanno conservati i documenti?

Il tempo di conservazione dei documenti, in particolare quelli riguardanti pagamenti effettuati, è chiaramente indicato dalla legge. In particolare è l’articolo 2934 del Codice Civile ad affermare come i diritti di riscuotere un credito vadano a estinguersi entro un determinato periodo.

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L’intervallo in questione è limitato a dieci anni per le bollette, mentre per i documenti riguardanti le spese condominiali o di affitto, le rate dei mutui, le tasse per la raccolta dei rifiuti, gli emolumenti spettanti ai professionisti e le multe, il limite è fissato a cinque anni.

Casi del tutto particolari sono poi quelli del bollo auto, le cui ricevute vanno conservate per un triennio, e della dichiarazione dei redditi, che deve essere detenuta per il quadriennio successivo all’anno in cui è stata prodotta all’amministrazione fiscale.

I documenti senza scadenza

Ci sono anche documenti che devono essere conservati a tempo indeterminato, in quanto sempre validi. Si tratta ad esempio dei diplomi comprovanti il conseguimento di un titolo di studio, l’atto di matrimonio e di separazione, le cartelle cliniche, eventuali sentenze di tribunale passate in giudicato, atti notarili e di compravendita.
In questo caso occorre conservarli in un luogo sicuro, proprio per l’evidente importanza che rivestono, in quanto potrebbero sempre tornare utili di fronte a particolari richieste.

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I documenti elettronici

Con l’avvento delle nuove tecnologie informatiche, molti documenti sono stati smaterializzati. Un caso classico è quello delle bollette energetiche o dei canoni televisivi, i quali possono anche essere inviati per posta elettronica. In questo caso la conservazione può avvenire in un’apposita cartella sul disco fisso, possibilmente unita a una copia di salvataggio su un altro supporto o in cloud, in modo da evitare la perdita accidentale dei dati.

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