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per novità su Economia, Prestiti, Pensioni e Lavoro
L’anno passato ha segnato un capitolo complesso nella storia del mercato dei mutui italiani, con una riduzione significativa nelle nuove erogazioni. Eppure nel 2024 le cose sembrano andare diversamente: in questo video ti parlo delle nuove opportunità da cogliere al volo!
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Quando ci si trova di fronte alla possibilità di chiedere un prestito, è fondamentale effettuare un’analisi razionale per valutare se questa scelta convenga realmente. Soprattutto a seguito di un periodo storico caratterizzato da alta inflazione e un aumento dei tassi d’interesse su mutui e prestiti. Un prestito può rappresentare una risorsa preziosa in determinate circostanze, ma è essenziale ponderare accuratamente sia i benefici che i rischi associati. Vediamoli insieme.
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Nel 2012, la riforma Monti ha portato ad una svolta per i dipendenti della pubblica amministrazione: la fusione degli enti INPDAP e INPS. Questo cambiamento ha ridefinito le opzioni di finanziamento disponibili per la categoria dei dipendenti INPDAP, ma non ha scalfito la sostanza dei vantaggi a loro dedicati. Le porte a prestiti vantaggiosi, in linea con l’ex prestito INPDAP, rimangono aperte. Nell’articolo, esploriamo le opportunità disponibili oggigiorno e come poterle sfruttare al meglio.
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Prestiter S.p.A. offre da oltre 27 anni prestiti in convenzione a lavoratori dipendenti e pensionati. La Società ha una solida base di valori, orientata a una crescita sostenuta e sostenibile, supporta le persone nei momenti importanti della loro vita attraverso prodotti e servizi di alto livella e la diffusione di cultura. Soluzioni di credito per dipendenti e pensionati sono offerte con competenza e puntualità, tramite Cessione del Quinto, con oltre 10.000 recensioni a 5 stelle verificate. La Società si fregia del prestigioso titolo di Top Partner Prestitalia, società del Gruppo Intesa Sanpaolo.
L’impegno nel creare un ambiente di lavoro sano è attestato da importanti riconoscimenti come la certificazione Great Place® to Work Italia e il premio Best Workplaces™ Italia 2025. Inoltre, quale indicatore degli elevati standard di legalità in azienda e dell’applicazione di principi di trasparenza e responsabilità sociale ha ottenuto l’importante Rating di Legalità.
Affinché possano correttamente svilupparsi i rapporti all’interno della Società nonché quelli con l’ambiente esterno, è necessario che tutti i destinatari del presente Codice Etico – intendendosi per tali l’amministratore, i dipendenti, i collaboratori e, più in generale, tutti coloro i quali cooperano, a qualunque titolo, al perseguimento dei fini della Società nel contesto delle diverse relazioni che essi intrattengono con la stessa (di seguito congiuntamente definiti “Destinatari”) – coltivino e pongano a disposizione della Società il proprio bagaglio culturale, scientifico, tecnico, operativo ed etico per il conseguimento delle indicate finalità, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità e nel rispetto delle funzioni e responsabilità altrui.
Al fine di consentire il corretto svolgersi di tali complessi rapporti, Prestiter si fa promotrice, nello svolgimento della propria attività d’impresa, dell’etica dei comportamenti e considera, quale criterio fondamentale al quale uniformare ogni azione, la correttezza nelle relazioni interne ed esterne. Il Codice è uno strumento integrativo delle norme di legge o regolamentari. La Società infatti ritiene che le decisioni aziendali e i comportamenti del proprio personale siano basati su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate da normative specifiche.
La Società, in occasione dell’attività di adeguamento dei Modelli di Organizzazione e Gestione alle prescrizioni del D. Lgs. 231/2001, ha ritenuto di procedere alla redazione del presente Codice Etico, che raccoglie l’insieme dei principi di correttezza, lealtà, integrità, trasparenza, impegno morale e professionale che improntano, sin dalla costituzione, le relazioni della Società verso il personale e verso i terzi e che, più in generale, caratterizzano lo svolgimento dell’attività societaria. Tali principi sono contenuti nel presente Codice Etico, del quale la Società da un lato auspica la spontanea condivisione, adesione e diffusione e, dall’altro, esige l’applicazione da parte di ogni individuo che operi per conto di Prestiter o che venga in contatto con la stessa, prevedendo l’applicazione di sanzioni per le eventuali violazioni. Salvo diversamente stabilito nel Codice Etico, allo stesso si applicano le definizioni contenute nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC).
Al fine di promuovere il rispetto e l’applicazione dei valori in esso contenuti, il Codice Etico dovrà essere portato a conoscenza di tutti i Destinatari e, in ogni caso, di tutti coloro con i quali Prestiter intrattiene stabili relazioni d’affari sulla base di rapporti di natura giuridica. La Società ritiene che l’etica nella conduzione degli affari favorisca l’attività imprenditoriale, diffondendo l’immagine di trasparenza, correttezza e affidabilità, e per tale motivo la Società non solo si auspica, ma esige, che i rapporti con l’esterno siano improntati sull’osservanza di leggi, regolamenti e di quanto disposto dal presente Codice Etico.
Il Codice Etico costituisce altresì parte integrante del Modello adottato da Prestiter per evitare e prevenire la realizzazione degli illeciti previsti dal Decreto 231.
L’applicazione e la condivisione del Codice Etico è volta ad assicurare sempre la protezione del superiore interesse a uno svolgimento corretto dell’attività sociale. In quest’ottica la Società:
Nel presente Codice Etico e di comportamento si definisce con il termine:
I Destinatari del presente Codice Etico, come previsto dal Decreto Legislativo n. 231/2001, risultano essere:
I Destinatari sono, pertanto, impegnati a osservare e far osservare i principi nonché gli ulteriori contenuti nel presente Codice Etico nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, nonché, in occasione dello svolgimento della propria attività professionale.
Tale impegno giustifica e richiede che anche i soggetti con i quali la Società intrattiene rapporti a qualunque titolo debbano agire nei confronti della stessa con regole e modalità ispirate agli stessi valori.
Prestiter opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti nei luoghi in cui svolge la propria attività, in conformità ai principi fissati dal Codice Etico e dalle procedure previste, nonché assume come principio e impegno fondamentale il rispetto della legge e di tutte le disposizioni normative di qualunque livello, provenienti da fonti giuridicamente legittimate alla loro emanazione. Conferma il proprio impegno a promuovere la loro conoscenza ed il loro aggiornamento, fornendo idoneo supporto agli operatori, tramite apposite strutture interne ovvero attraverso il ricorso a consulenti esterni.
I principi di seguito elencati sono ritenuti fondamentali, per cui Prestiter si impegna a rispettarli nei confronti di chiunque. D’altra parte, la Società pretende che tali principi vengano rispettati da tutti i soggetti, interni ed esterni, che intrattengono rapporti di qualsiasi natura con la stessa.
Trasparenza, correttezza, impegno professionale e rigore morale sono i valori, uniti a quelli del mondo della Cooperazione, ai quali Prestiter si ispira – e da cui trae i propri modelli di condotta – al fine di competere efficacemente e lealmente sul mercato, migliorare la soddisfazione dei propri clienti, accrescerne il valore e sviluppare le competenze e la crescita professionale delle proprie risorse umane. In particolare, la convinzione di agire in qualche modo a vantaggio dell’azienda non giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con i suddetti principi.
Tutte le azioni, operazioni e transazioni riferibili alla Società devono essere intraprese e perseguite nel pieno rispetto della legalità, dell’imparzialità e dei principi di leale concorrenza, devono essere gestite nella massima correttezza, devono essere improntati al reciproco rispetto e uso oculato dei beni e delle risorse aziendali, devono ispirarsi alla completezza e trasparenza dell’informazione, devono essere sostenute da riscontri documentali e devono poter essere sottoposte a verifiche e controlli. Il raggiungimento degli obiettivi aziendali deve essere perseguito attraverso sistemi, comunque leciti, che garantiscano la massima efficacia ed efficienza operativa. Gli obiettivi aziendali debbono essere possibili, specifici, concreti, misurabili e rapportati con i tempi previsti per il loro raggiungimento. Devono essere sempre possibili la verifica e il controllo di ogni processo di decisione, autorizzazione, registrazione e svolgimento di operazioni, attività e prestazioni, tramite un adeguato supporto strumentale; tutte le informazioni e i riscontri contabili debbono essere veritieri e completi. È vietato il ricorso a mezzi illeciti. Sono proibite pratiche di corruzione, pretesa o concessione di favori illegittimi, comportamenti collusivi, sollecitazione di vantaggi per sé o per altri.
I rapporti con le Autorità devono essere improntati alla massima trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle loro funzioni istituzionali.
Sono attuate tutte le misure per evitare e prevenire la commissione di atti, fatti e comportamenti illeciti o di fattispecie di reato, con particolare riferimento a quelli previsti dal Decreto 231/01 e dai protocolli di legalità in essere applicabili alle attività di Prestiter.
I Destinatari del presente Codice Etico hanno, pertanto l’obbligo di conoscere le norme riportate e di astenersi da comportamenti contrari alle stesse come anche hanno il dovere di:
I Destinatari del presente Codice Etico, nel perseguimento dei propri compiti, devono informare tutte le controparti con le quali stanno intrattenendo relazioni, dell’adozione del Modello Organizzativo previsto dal D.Lgs. 231/2001 da parte della Società da loro rappresentata.
Particolare attenzione è richiesta alla classe dirigente (amministratore in primo luogo), nonché ai responsabili (secondo le diverse gerarchie) e ai membri o al membro dell’Organismo di Vigilanza, i quali tutti hanno il compito di vigilare sul funzionamento del codice e di curarne l’aggiornamento: tali soggetti sono chiamati a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati e a mantenere un comportamento che sia di esempio ai dipendenti e ai collaboratori.
Il Codice viene messo a disposizione dei clienti, dei fornitori e degli altri soggetti terzi che interagiscono con l’Ente; in particolare, esso viene portato a conoscenza (anche con sistemi informatici o tramite sito Web) dei terzi, che ricevano incarichi dall’Ente, o che abbiano con esso rapporti durevoli, invitandoli a rispettarne i principi e i criteri di condotta, nell’ambito dei rapporti che essi hanno con l’Ente stesso. E ciò anche con eventuale dichiarazione di responsabilità degli stessi. Ulteriori azioni per la diffusione e la conoscenza del presente codice potranno contemplare momenti formativi o riunioni specifiche, anche mediante il sistema dell’e-learning. Inoltre, con le medesime modalità o anche con consegna diretta, il codice viene reso noto a tutto il personale, come sopra individuato, salve forme di pubblicità previste dalla legge a particolari fini (ad esempio art. 7 legge 300/70).
Secondo quanto previsto nel Sistema di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231, il Codice Etico è informato sulla base dei principi che seguono:
Prestiter opera sempre nell’assoluto rispetto delle leggi vigenti nello Stato in cui ha sede e in cui opera, ivi comprese quelle internazionali che lo Stato recepisce. La Società, in tutti i suoi rapporti interni ed esterni, si adopera affinché tutto il personale (dipendenti, dirigenti, consulenti e amministratore) agisca in tal senso: le persone devono tenere un comportamento conforme alla legge, quali che siano il contesto e le attività svolte. Tale impegno deve valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la società.
Pertanto, l’amministratore e i dipendenti della Società, nonché coloro che a vario titolo interagiscono con la stessa, sono tenuti, nell’ambito delle rispettive competenze, a conoscere e osservare le discipline codificate (leggi, atti equiparati, regolamenti) dalle istituzioni internazionali, statali, regionali e locali.
Le attività lavorative di quanti operano per Prestiter devono essere svolte con impegno professionale, rigore morale e correttezza gestionale, anche al fine di tutelare l’immagine aziendale. In particolare, nello svolgimento delle proprie mansioni e nel divenire della propria vita professionale nella Società, i Destinatari sono tenuti all’allineamento con i seguenti principi etico-comportamentali:
La Società considera la correttezza negli affari un valore fondamentale e irrinunciabile. I Destinatari del presente Codice Etico possono confidare in un operato della Società e del suo amministratore corretto e trasparente.
I Destinatari del presente Codice Etico possono partecipare a qualsiasi struttura organizzativa ritenuta lecita dall’ordinamento italiano. Ogni Destinatario del presente Codice Etico deve avere consapevolezza che qualsivoglia comportamento, non in linea alla precitata correttezza, può compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
Tutti i Destinatari del presente Codice Etico sono direttamente responsabili, con riferimento al ruolo a essi assegnato, del buon andamento delle attività aziendali, del raggiungimento dei risultati, del dovere di tutela dell’immagine della Società. Nell’ambito della loro attività professionale, i Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il Codice Etico ed eventuali regolamenti interni.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Prestiter può giustificare una condotta non onesta o non rispettosa delle normative.
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholders (ad esempio: i rapporti con la Pubblica Amministrazione, i rapporti con i soci, la gestione del personale o l’organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con i clienti, la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano), Prestiter evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori.
Nella conduzione di qualsiasi attività connessa all’esercizio dell’attività d’impresa devono sempre evitarsi circostanze e situazioni nelle quali i soggetti coinvolti siano, o possano anche solo apparire, in conflitto d’interesse. Non possono essere utilizzati a fini personali – se non nei limiti autorizzati – informazioni, beni ed attrezzature, di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell’incarico loro assegnati. Ciascuna persona non accetta, né effettua, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni, che possano recare pregiudizio alla società o indebiti vantaggi per sé, alla Società o a terzi; ciascuna persona respinge, e non effettua, promesse di indebite offerte di denaro o altri benefici.
La Società assicura la massima riservatezza delle informazioni in proprio possesso sia di qualunque dato aziendale (di carattere tecnico, logistico, strategico, economico) che personale e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Prestiter protegge le informazioni relative ai propri dipendenti, e ai terzi, generate e acquisite all’interno e all’esterno, e attiva ogni altro utile accorgimento finalizzato ad evitare l’uso improprio dell’informazione. Inoltre, i Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività. La raccolta e il trattamento di dati sono strettamente riservati agli organi aziendali deputati a ciò e vanno eseguiti rigidamente secondo la disciplina aziendale.
Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche – in special modo con i dipendenti e i collaboratori – Prestiter s’impegna a fare in modo che l‘autorità gerarchica sia esercitata con equità e correttezza evitandone ogni abuso. In particolare garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del lavoratore e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino sempre e comunque il valore dei lavoratori.
I Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate, in modo tale che, nei rapporti con l’azienda, gli stakeholders siano in grado di prendere decisioni in autonomia, con consapevolezza, e ciò a protezione degli interessi coinvolti, delle eventuali alternative e delle conseguenze rilevanti.
Prestiter intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e predatori.
Prestiter orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela dei propri clienti, sia pubblici sia privati, dando corso alle richieste che possano favorire un miglioramento della qualità delle attività e dei servizi.
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto convenuto consapevolmente dalle parti, con cura assidua e scrupolosa attenzione e accuratezza. Prestiter s’impegna, con riferimento alla sfera negoziale, a non sfruttare condizioni d’ignoranza o d’incapacità delle proprie controparti.
I Destinatari del presente Codice Etico sono un fattore indispensabile per il successo della Società. Per questo motivo, Prestiter tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare e accrescere il patrimonio, la competitività e le competenze possedute da tutte le risorse umane. Prestiter intende offrire a tutte le risorse umane opportunità di sviluppo umano e professionale, trattamento equo e meritocrazia, valorizzando, senza discriminazioni, le caratteristiche personali di ogni soggetto e proteggendone l’integrità psico-fisica.
Prestiter valuta criticamente ogni azione e omissione secondo criteri che, qualora non rientranti in altro specifico principio etico-comportamentale, ossequino il senso comune di adeguatezza e pertinenza.
Prestiter garantisce l’integrità fisica e morale dei suoi lavoratori, dipendenti, collaboratori, promuovendo condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e ambienti di lavoro sicuri e salubri rispettando il D. Lgs 81/08. Con riferimento all’integrità morale non sono possibili né lontanamente tollerabili atteggiamenti volti a indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno.
L’ambiente di lavoro deve essere idoneo dal punto di vista della sicurezza e della salute dei dipendenti, dotato di locali, arredi e attrezzature adeguate a garantire igiene e salubrità. Ai dipendenti sono fornite tutte le dotazioni di sicurezza previste dalla normativa e necessarie in relazione alle prestazioni svolte. Nell’attribuzione dei posti di lavoro e degli strumenti di lavoro è considerato il grado di evoluzione della tecnica e la necessità di sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non lo è o che è meno pericoloso. Nel campo della salute e sicurezza dell’esercizio, Prestiter persegue l’obiettivo generale di una riduzione del numero e delle conseguenze degli incidenti, degli infortuni e delle malattie professionali, facendo leva sugli investimenti tecnologici, su nuove politiche attive per il fattore umano e sulla formazione. Inoltre riguardo la sicurezza e la salute dei lavoratori e degli ambienti di lavoro, la Società si impegna a stimolare i dipendenti al rispetto sostanziale delle disposizioni di legge. Relativamente all’ambiente, Prestiter è impegnata nel perseguire di un cambiamento culturale interno che consenta di affrontare e gestire in modo strutturato con politiche di medio periodo e programmi formalizzati, le istanze e le problematiche ambientali. Tutto il personale rispetto alle proprie mansioni prende parte al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei confronti di sé stessi, dei colleghi e dei terzi.
Prestiter garantisce il rispetto di tutte le normative vigenti in tema di ambiente e inquinamento, nonché scrupolosa attenzione a ogni condotta che, anche minima, offenda il senso comune dell’educazione ambientale; attuazione di programmi di raccolta differenziata di rifiuti e riciclaggio di materiale riutilizzabili; riduzione di ogni forma di inquinamento, sia essa ambientale, acustica, radioelettrica o di qualunque genere.
Prestiter si impegna a valorizzare la persona e a mantenerne l’integrità fisica e morale, promuovendo la diffusione dei principi etico-comportamentali, incentivandone l’osservanza e punendone l’inottemperanza. I Destinatari devono uniformarsi e applicare tutti i principi suesposti ricorrendo, nello svolgimento di ogni mansione e in qualunque circostanza, al senso comune di morale e coscienziosità. I Destinatari debbono avere la consapevolezza del significato etico delle loro azioni, non devono perseguire l’utile personale o aziendale a discapito delle leggi vigenti e delle norme qui esposte, o anche solo compiere azioni che, secondo il comune senso di coscienza, contrastano con l’onestà. Ogni azione compiuta dai Destinatari e da quanti intrattengono rapporti con Prestiter deve essere pienamente ricostruibile e facilmente individuabile in tutti i propri passaggi, di modo che tutti i rapporti siano comprensibili e i rispettivi atti giustificabili.
Prestiter dichiara di non intraprendere o non proseguire alcun rapporto con chiunque dimostri di non condividere i principi illustrati e violi le regole di condotta prescritte dal Codice Etico. La Società assicura la massima diffusione del Codice Etico e verifica la sua effettiva applicazione da parte di tutti i Destinatari, anche mediante l’inserimento di apposite clausole nei documenti contrattuali, che stabiliscano l’obbligo di osservarne le disposizioni; verifica altresì ogni notizia di violazione e, in caso di sussistenza della stessa, provvede ad applicare adeguate misure sanzionatorie.
Il presente Codice Etico intende contenere non soltanto l’insieme dei principi che ispirano la gestione etica dell’impresa ma anche, e soprattutto, raccogliere le regole comportamentali che tutti i soggetti che in qualche misura pongono in essere atti o fatti in nome e per conto, e nell’interesse della Società, devono tenere ogni qual volta espongono all’esterno il buon nome della Società. In ragione di ciò, per finalità esclusivamente attuative, si è ritenuto di dover di seguito indicare le aree di maggiore interesse nelle quali individuare i principi comportamentali di maggior rilievo ai quali Prestiter s’impegna ad attenersi:
Nella esecuzione o gestione degli affari posti in essere a vantaggio o nell’interesse proprio, Prestiter si ispira a principi di correttezza nella gestione, completezza e trasparenza delle informazioni, legittimità formale e sostanziale, chiarezza e verità nei riscontri contabili e apertura al mercato. Coloro che agiscono in nome e per conto della Società, devono mantenere un comportamento etico e rispettoso delle leggi, perseguendo massima trasparenza, chiarezza, correttezza ed efficienza, nei rapporti d’affari di interesse della stessa, e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. Le operazioni e le transazioni devono essere adeguatamente supportate a livello documentale allo scopo di poter eseguire controlli che attestino ruoli e responsabilità, caratteristiche e motivazione delle operazioni stesse. Nella gestione degli affari in generale si tenga conto di tutti i principi comportamentali del presente Codice Etico.
Prestiter considera le proprie risorse umane un elemento fondamentale e imprescindibile per il progresso e il successo aziendale. Pertanto si impegna a promuovere il costante sviluppo delle attitudini e delle potenzialità di ciascun dipendente, affinché le capacità e le legittime aspirazioni dei singoli trovino piena realizzazione nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, nel rispetto dei principi di uguaglianza e di parità di trattamento.
La selezione del personale avviene sulla base della corrispondenza dei profili dei candidati e delle loro specifiche competenze rispetto a quanto richiesto dalle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità. Ogni informazione richiesta e ricevuta durante questa fase deve essere strettamente collegata alla verifica degli elementi inerenti il profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. Nella fase della selezione e, più in generale, di gestione del personale non sono ammessi comportamenti discriminatori o volti a favorire forme di clientelismo, nepotismo o ad attribuire indebiti vantaggi a taluni.
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Prestiter applica il trattamento previdenziale, contributivo e assicurativo previsto dalle norme e dall’applicabile CCNL vigente. Alla costituzione del rapporto di lavoro, ogni dipendente riceve accurate e complete informazioni relative alla tipologia di contratto, alle caratteristiche delle funzioni e mansioni da svolgere, agli elementi normativi e retributivi in relazione al CCNL, alle norme e procedure da adottare per evitare possibili rischi per la salute derivanti dall’attività lavorativa.
Prestiter evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori, impegnandosi a:
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale. Prestiter si attiene, perciò, ai seguenti criteri:
Prestiter s’impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza all’interno della Società, sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori.
La tutela dei dati personali trattati da Prestiter è garantita dall’adozione di un modello GDPR in conformità al Regolamento generale per la protezione dei dati personali n. 2016/679. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei lavoratori.
La Società richiede che i propri dipendenti e chiunque presti attività lavorativa o professionale, anche occasionale, per suo conto, si impegnino a mantenere in azienda un clima di rispetto della dignità, dell’onore e della reputazione di ciascuno. Deve essere evitata ogni forma di intimidazione, illecito condizionamento o indebito disagio, nonché ogni forma di molestia sessuale. Il lavoratore, il dipendente e il collaboratore devono:
Tutti i lavoratori, dipendenti e collaboratori di Prestiter sono tenuti a evitare e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare situazioni non conformi ai doveri precitati:
Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di una situazione che possa determinare la mancata ottemperanza di un dovere nell’attività lavorativa è necessario darne comunicazione immediata all’Organismo di Vigilanza, che valuterà caso per caso l’effettiva esistenza della situazione d’incompatibilità con lo status di lavoratore.
Ogni lavoratore, dipendente o collaboratore è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili. In particolare, ogni collaboratore deve:
Ogni lavoratore, dipendente e collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate e ha il dovere di informare tempestivamente la funzione incaricata di eventuali eventi dannosi per la Società. Prestiter si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni e infrastrutture.
Ogni lavoratore, dipendente e collaboratore non deve ritardare, né delegare ad altri il compimento di attività o l’adozione di decisioni di propria spettanza e deve limitare le assenze dal luogo di lavoro a quelle strettamente necessarie.
Per quanto riguarda gli strumenti informatici e telefonici (hardware e software, linee telefoniche), tutti i lavoratori, dipendenti e collaboratori sono tenuti:
Sarà considerato comportamento non lecito prestare servizio sotto gli effetti di abuso di sostanze alcoliche, stupefacenti o altre di analogo effetto, nonché consumare o cedere, a qualunque titolo, sostanze stupefacenti nel corso dell’attività lavorativa. È vietata la detenzione e/o distribuzione e/o divulgazione di materiale pedopornografico.
Ogni informazione e altro materiale ottenuto da un lavoratore, dipendente o collaboratore in relazione al proprio impiego è strettamente di proprietà di Prestiter, anche per quanto riguarda l’attività presente e futura, notizie non ancora diffuse, informazioni e annunci anche se di prossima divulgazione. I Destinatari che vengano a conoscenza di informazioni confidenziali non devono farne uso per ottenere vantaggi personali, dei propri familiari, dei conoscenti e in generale di soggetti terzi. Le informazioni, notizie, documenti, dati, ecc., che rivestono il carattere della riservatezza, in quanto connesse agli atti e alle operazioni proprie di ciascuna mansione o responsabilità, non devono essere divulgate, usate e/o comunicate, senza la specifica autorizzazione.
La Società garantisce evidenza documentale per le principali fasi di una transazione (autorizzazione, esecuzione, registrazione e verifica dell’operazione). Ogni documento finanziario (resoconto contabile, rapporto, fogli presenza del personale, stati avanzamento lavori, ecc.) e/o comunque relativo all’attività o organizzazione di Prestiter deve rappresentare in modo accurato e chiaro le componenti principali e la natura di qualsivoglia transazione.
Nella conduzione di qualsiasi attività di Prestiter, i Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti a evitare ogni situazione e ad astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale all’interesse Sociale o che possa interferire e/o intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale e obiettivo, decisioni nell’interesse della Società e/o che possano essere anche solo potenziali. Vengono quindi incluse sia situazioni in cui un collaboratore della Società tragga vantaggio personalmente da opportunità d’affari dell’impresa o ricerchi un interesse diverso dagli obiettivi aziendali; sia situazioni in cui eventuali rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o della Pubblica Amministrazione, agiscano contrariamente agli obblighi fiduciari connessi alla loro posizione. In tal caso, è necessario darne immediata comunicazione al soggetto responsabile in posizione apicale e all’Organismo di Vigilanza.
Tra i comportamenti che determinano conflitto di interessi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, rientrano:
I Destinatari devono agire in modo etico e nel rispetto della legge nei rapporti con i terzi. È vietato ricorrere a favoritismi illegittimi, pratiche collusive, di corruzione o di sollecitazione di vantaggi personali per sé o per gli altri. Chiunque venga a conoscenza o si trovi ad operare o di una situazione di possibile conflitto di interesse, anche indiretta o potenziale, è tenuto a darne immediata comunicazione all’Organismo di Vigilanza, indicando la situazione/relazione in grado di influire potenzialmente sull’imparzialità della condotta. Per l’amministratore tale obbligo si aggiunge a quello disposto dall’art. 2475-ter c.c.
Prestiter si impegna a osservare i regolamenti dettati dalle autorità di vigilanza e dagli organismi di controllo, nel rispetto della normativa vigente. Nella gestione dei rapporti con tali enti è prevista massima collaborazione, rispetto del ruolo istituzionale e impegno nell’esecuzione delle loro prescrizioni
I Destinatari del presente Codice Etico che intrattengono per conto di Prestiter rapporti con autorità statali e governative, con le istituzioni pubbliche, sia italiane sia straniere, con le istituzioni comunitarie o sovranazionali, nonché con altri soggetti rappresentativi d’interessi collettivi, e con le persone fisiche che li rappresentano, devono operare nel costante e rigoroso rispetto della normativa vigente in Italia e nel paese nel quale si svolge il rapporto e devono improntare la propria attività ai principi generali della correttezza e della trasparenza.
I Destinatari del presente Codice Etico devono prestare attenzione e cura nei rapporti con i soggetti sopra indicati, in particolare nelle operazioni relative a: gare di appalto, contratti, autorizzazioni, licenze, concessioni, richieste e/o gestione di finanziamenti, comunque denominati, di provenienza pubblica (nazionale o comunitaria) nella gestione di commesse, rapporti con autorità di vigilanza o altre autorità indipendenti, enti previdenziali, enti addetti alla riscossione dei tributi, ecc.
Nei rapporti che ciascun dipendente intrattiene, anche tramite terzi, con la Pubblica Amministrazione devono essere rispettati i seguenti principi inderogabili:
Non è ammesso, né direttamente, né indirettamente, né per il tramite di interposta persona, offrire denaro, doni o compensi, sotto qualsiasi forma, né esercitare illecite pressioni, né promettere qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore a dirigenti, funzionari o dipendenti dell’amministrazione giudiziaria o a loro parenti o conviventi per favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale o amministrativo.
È vietato:
I rapporti tra Prestiter e i mass media sono deputati alla Direzione e devono essere coerenti con la politica e gli strumenti di comunicazione definiti dagli organi aziendali, nonché con le leggi, regolamenti e pratiche di condotta professionale. Gli altri Destinatari non possono divulgare informazioni ai mass media senza l’autorizzazione delle funzioni competenti. La comunicazione di informazioni verso l’esterno deve essere dettata da principi di veridicità e trasparenza ed è quindi vietata la diffusione e divulgazione di notizie false.
In tutti i casi in cui sia necessario od opportuno avviare e mantenere rapporti con società o enti terzi, in funzione della partecipazione congiunta a procedure pubbliche di aggiudicazione, della costituzione di società, consorzi o altre forme di aggregazione, anche temporanea, di società ed enti, ovvero di effettuazione di operazioni societarie di carattere strategico (quali, a titolo esemplificativo, cessioni o acquisizioni di rami d’azienda, fusioni, scissioni, ecc.), deve essere sempre rispettata la legislazione vigente e i principi del Codice Etico. I rapporti con i Partners devono essere improntati alla massima trasparenza, correttezza ed equità; ogni informazione fornita deve essere veritiera e completa e deve essere garantita la massima riservatezza dei dati e dei documenti ricevuti o scambiati durante le trattative e durante il rapporto di collaborazione. I Partners devono essere individuati fra soggetti di comprovata integrità, onestà morale e professionale, competenza e solidità commerciale.
Prestiter individua nella concorrenza lo stimolo al costante miglioramento della qualità ed efficienza delle prestazioni offerte ai clienti pubblici e privati. Il rapporto con i concorrenti è improntato a principi di lealtà e correttezza, nel pieno rispetto delle leggi e dei principi del Codice Etico. È vietata qualsiasi azione o iniziativa volta ad alterare i normali meccanismi di mercato.
I Destinatari del presente Codice Etico devono rispettare le regole del presente Codice Etico anche nei rapporti verso l’esterno. Nel rapportarsi verso l’esterno, i Destinatari del presente Codice Etico, quando previsto e richiesto, devono informare adeguatamente i terzi circa gli impegni e gli obblighi posti dal Codice Etico ed esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività.
L’informazione verso l’esterno deve essere veritiera e trasparente. Un rapporto corretto e trasparente con clienti e fornitori rappresenta un aspetto fondamentale del successo della Società, che deve essere perseguito attraverso l’offerta di prodotti e servizi di elevata qualità, e condizioni competitive di mercato nel rispetto delle regole di una leale concorrenza.
La selezione dei fornitori e gli acquisti di beni e servizi devono avvenire nel rispetto dei principi del presente Codice Etico e delle procedure interne, utilizzando la forma scritta e nel rispetto della struttura organizzativa. In ogni caso, la selezione deve avvenire esclusivamente sulla base di parametri obiettivi di qualità, convenienza, capacità, efficienza.
La selezione dei fornitori di beni e servizi avviene nel rispetto di criteri oggettivi e documentabili contenuti all’interno della “procedura operativa approvvigionamento”. La gestione dei rapporti con i fornitori deve essere basata su principi di comportamento vigenti in Prestiter e sul rispetto del Codice Etico, osservando quanto previsto in tema di rapporti con la Pubblica Amministrazione.
Nella selezione dei fornitori e subappaltatori, oltre al prezzo e alla qualità del prodotto o servizio, la Società verifica, anche richiedendo evidenze documentali, la disponibilità di risorse finanziarie, organizzative, capacità progettuali, know how, ecc., nonché l’esistenza e l’effettiva attuazione di sistemi di gestione aziendali adeguati. Il processo di acquisto deve essere improntato nella ricerca della massima trasparenza e imparzialità nei confronti di ogni fornitore in possesso dei requisiti richiesti. Quindi, qualora sia possibile, per il tipo di prodotto o servizio da acquisire, i responsabili del processo di selezione sono tenuti a assicurare a ogni selezione una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando almeno due imprese. I corrispettivi pagati per l’espletamento degli incarichi di consulenti devono essere ragionevoli e proporzionati all’attività svolta, anche tenuto conto delle condizioni di mercato. I dipendenti sono tenuti a rispettare le condizioni contrattuali e le previsioni di legge nella gestione dei rapporti con fornitori, subappaltatori, collaboratori e consulenti. I processi di approvvigionamento sono fondati su comportamenti tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione e a mantenere rapporti in linea con le buone consuetudini commerciali.
Al fine di gestire l’attività di approvvigionamento nel rispetto dei principi etici, Prestiter si impegna a introdurre requisiti di tipo sociale e quindi le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano sanzioni, volte anche a evitare reati riconducibili alle attività della Società. I contratti/ordini a fornitori/subappaltatori che operino in aree qualificate come sensibili, prevedono l’introduzione della clausola relativa alla dichiarazione di conoscenza e di obbligo al rispetto dei principi contenuti nel Codice Etico.
Nel caso in cui un fornitore che svolga la propria attività in nome e per conto della Società, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del Codice Etico, Prestiter è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione e risolvere i contratti in corso.
Prestiter manifesta una costante sensibilità e un concreto impegno alla salvaguardia e al miglioramento della qualità della relazione con i clienti pubblici e privati. Sono obiettivi di primario interesse aziendale la piena e costante soddisfazione del cliente destinatario delle prestazioni, la creazione di un solido rapporto con il cliente, fondato sulla correttezza, trasparenza, efficienza e cortesia, il mantenimento di un comportamento professionale competente e collaborativo nei riguardi del cliente. Ai clienti devono sempre essere fornite informazioni complete, veritiere, esaurienti ed accurate. Nel rapporto con il cliente deve essere costantemente garantita la massima riservatezza e rispettate tutte le norme in materia di privacy.
Nell’avviare relazioni commerciali con nuovi clienti, ovvero nel gestire relazioni già in essere, devono essere evitati i rapporti, anche indiretti, con soggetti dei quali sia conosciuta o sospettata l’appartenenza a organizzazioni criminali, anche di stampo mafioso, o terroristiche, o comunque implicati in attività illecite. Deve essere evitato ogni contatto con soggetti privi dei necessari requisiti di serietà ed affidabilità commerciale, ovvero che svolgano attività che, anche in maniera indiretta, ostacolano lo sviluppo umano e contribuiscono a violare i diritti fondamentali della persona.
In relazione a eventuali problemi che possano insorgere nel rapporto con i clienti, va privilegiata la ricerca di soluzioni amichevoli, nella prospettiva di superare le posizioni divergenti e addivenire a una loro conciliazione. Nei rapporti con i clienti, chi agisce per conto di Prestiter non deve accettare od offrire compensi di nessun tipo ed entità, omaggi che non siano di modico valore o trattamenti di favore, nell’intento di favorire illecitamente gli interessi della Società.
Nei rapporti di affari con clienti e fornitori sono vietate dazioni, benefici, prestazioni di ogni altro genere, sia dirette sia indirette, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l’immagine della Società e da non poter essere interpretati come finalizzati a ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato.
La Società adotta criteri di conferimento degli incarichi professionali ispirati a principi di competenza, economicità e correttezza. I compensi e/o le somme a qualsiasi titolo corrisposte agli assegnatari di incarichi di natura professionale dovranno essere adeguatamente documentati e proporzionati all’attività svolta, anche in considerazione delle condizioni di mercato.
La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza.
La Società, pertanto, è tenuta a:
I rapporti con partiti politici, organizzazioni sindacali e altre associazioni portatrici di interesse sono tenuti dall’Amministratore Unico o eventualmente dalle persone da esso delegate, nel rispetto di quanto previsto dal Codice Etico, nonché dello statuto e delle leggi speciali, con particolare riguardo alla normativa di imparzialità e indipendenza. Prestiter si astiene dal fornire qualsiasi contributo, diretto o indiretto, sotto qualsiasi forma, a Partiti politici, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, né a loro rappresentanti e/o candidati, astenendosi da qualsivoglia pressione, diretta o indiretta, a esponenti pubblici (contratti di consulenza, accettazione di segnalazioni per assunzioni, ecc.). La Società intrattiene con le organizzazioni sindacali rapporti conformi alla normativa vigente, in un’ottica di rispetto, trasparenza e spirito di collaborazione. Non è ammessa alcuna forma di discriminazione o favoritismo basata sull’appartenenza a organizzazioni sindacali, ad associazioni, ad organizzazioni o a partiti politici. Ciascuno ha diritto di scegliere liberamente a quale organizzazione sindacale eventualmente aderire, sulla base esclusivamente delle proprie convinzioni o ideologie, nel rispetto delle leggi vigenti. Qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche deve comunque avvenire a titolo personale, a proprie spese e in conformità alla legge. È vietata l’erogazione di contributi ad organizzazioni e/o associazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi (quali sindacati, associazioni a tutela dei consumatori o ambientaliste). Sono possibili forme di cooperazione istituzionale qualora la finalità sia coerente con la missione della Società o siano riferibili a progetti di pubblico interesse per i quali sia la destinazione delle risorse sia chiara e documentabile e vi sia una espressa autorizzazione da parte delle funzioni aziendali preposte.
Prestiter opera con la consapevolezza, rispetto alle informative contabili, dell’importanza della verità, trasparenza, accuratezza, completezza e conformità alle normative vigenti. In particolare le operazioni e le transazioni che impattano sulla gestione amministrativo/contabile sono effettuate attraverso sistemi e strumenti che identificano, prevengono e gestiscono i rischi di natura finanziaria e operativa e possibili frodi a danno della Società.
Affinché si possa avere una corretta visione della vita aziendale è in primo luogo necessario che l’informazione di base, da riportare in contabilità per la registrazione sia completa, veritiera, accurata e valida. Le relative registrazioni contabili devono essere riportate in maniera completa, veritiera, accurata nonché tempestiva e devono poter essere verificabili in ogni momento, devono inoltre, poter essere agevolmente ricostruite mediante idonea documentazione di supporto. Tale documentazione deve essere conservata accuratamente e deve essere facilmente reperibile. Tutti i dipendenti e collaboratori di Prestiter sono tenuti ad attenersi a tali principi e a collaborare attivamente affinché gli stessi siano rispettati.
Nel rispetto delle procedure esistenti, le operazioni e le transazioni effettuate dai Destinatari devono essere:
Tali regole si intendono estese anche alle operazioni che implicano pagamento di somme di denaro o beni effettuati tramite persone o società che agiscono per conto di Prestiter. Sono vietati comportamenti che diano luogo alla registrazione di operazioni fittizie, alla registrazione di transazioni in modo non corretto o non documentato, alla mancata registrazione di impegni, da cui possano derivare responsabilità o obbligazioni della Società.
I Destinatari sono tenuti a segnalare, qualora ne venissero a conoscenza, omissioni, falsificazioni, alterazioni, incompletezze o trascuratezze dell’informativa e della documentazione di supporto, ai propri diretti superiori e all’Organismo di Vigilanza.
Prestiter persegue, quale elemento della cultura aziendale, la diffusione all’interno dell’organizzazione di una mentalità consapevole dell’importanza di un efficace ed efficiente sistema di controllo interno. La finalità di tale processo è quella di facilitare e migliorare il perseguimento degli obiettivi aziendali, salvaguardare le risorse, prevenire i rischi aziendali, garantire la conformità alle normative vigenti in materia ed a predisporre bilanci e situazioni economico-finanziarie attendibili, veritieri e corretti. La Società riconosce l’importanza primaria dei controlli interni per favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali, che risultano essere orientati al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi produttivi e gestionali. Per perseguire tale scopo, Prestiter si impegna a realizzare quanto necessario a garantire ai dipendenti incaricati formazione ai fini della creazione e del mantenimento di un sistema di controllo interno efficiente e coerente con i principi ispiratori della propria attività. I Destinatari sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo, nell’ambito delle funzioni svolte.
L’Organismo di Vigilanza ha libero accesso ai dati, alla documentazione e alle informazioni utili per lo svolgimento delle rispettive attività; i dirigenti e i dipendenti della Società ne agevoleranno il compito e in nessuna circostanza impediranno o ostacoleranno il loro lavoro. L’Organismo di Vigilanza verifica l’adeguatezza e la funzionalità del sistema e propone alla Direzione l’implementazione degli opportuni piani di intervento.
Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere ragionevolmente interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegata alla Società. In particolare è vietata qualsiasi forma di regalo a chiunque, che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio. Tale norma, che non ammette deroghe, concerne sia gli omaggi (regali) promessi e/o offerti, sia quelli ricevuti; si precisa che per regalo s’intende qualsiasi tipo di beneficio (promessa di un’offerta di lavoro sia subordinato che sotto forma di consulenza, prestazioni di servizi, viaggi ecc.).
Sono consentiti i regali offerti di modico valore, con una spesa massima, in ogni caso, pari a euro 500,00 (cinquecento/00), a condizione che: rispettino la normativa eventualmente applicabile, non compromettano l’integrità e la reputazione e non influenzino l’autonomia di giudizio dei relativi destinatari. A tal scopo viene previsto un registro per le annotazioni.
I regali offerti o ricevuti, che non rientrano nelle normali consuetudini, e che non siano di modico valore, devono essere documentati in modo adeguato e comunicati all’Organismo di Vigilanza affinché ne valuti l’appropriatezza.
Ogni soggetto è tenuto a operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, utilizzando con scrupolo e responsabilità le risorse allo stesso affidate, evitandone utilizzi impropri che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o che siano comunque in contrasto con l’interesse della Società.
In particolare, essi sono tenuti a:
L’eventuale utilizzo dei beni aziendali al di fuori dell’attività aziendale, può implicare danni economici, di immagine, di competitività, ecc. alla Società che possono essere aggravati da sanzioni penali e amministrative per eventuali illeciti e di conseguenza la necessità di intraprendere provvedimenti disciplinari nei confronti dei destinatari.
I viaggi e gli intrattenimenti devono essere correlati alle esigenze lavorative. I Destinatari sono tenuti a fare uso del denaro della Società con la stessa cura e cautela con cui spenderebbe il proprio; quindi evitando vantaggi ingiustificati o illegittimi, danni o perdite economiche a seguito di viaggi o intrattenimenti d’affari. Nel caso in cui vengano presentate note spese, saranno rimborsate spese ragionevoli, effettivamente sostenute, supportate da evidenza documentale.
Nel caso in cui decida di partecipare a delle operazioni di sponsorizzazione e/o elargizione di contributi, Prestiter valuta i possibili conflitti di interesse a carattere sia personale, sia aziendale (ad esempio, rapporti di parentela con i soggetti interessati o legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in qualche modo l’attività della Società).
Le donazioni della Società sono disciplinate come segue:
Prestiter tende a svolgere la propria attività in maniera sostenibile dal punto di vista ambientale, nel rispetto della normativa vigente e tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze in materia.
La Società cura l’applicazione e il costante aggiornamento di specifiche procedure finalizzate alla tutela delle informazioni. I Destinatari nell’esecuzione della loro attività lavorativa hanno la possibilità di venire a conoscenza di informazioni a carattere personale protette dalla legge a tutela della privacy. Tali informazioni non possono essere trasmesse all’esterno e qualora lo fossero potrebbero determinare danni agli interessi di Prestiter, di clienti o di soggetti terzi. L’accesso a tali informazioni deve essere gestito rispettando le norme giuridiche vigenti e gli accordi negoziali in vigore, assicurando che venga mantenuta riservatezza. In particolare è vietato fare uso delle informazioni derivanti dall’utilizzo di sistemi informatici e telematici di terzi (e in particolare della Pubblica Amministrazione) per conseguire un illecito vantaggio per la Società (ad esempio, utilizzando informazioni riservate inerenti a gare, a possibili modifiche o integrazioni del contratto etc.).
Prestiter s’impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni di qualsivoglia natura od oggetto di cui entri in possesso nello svolgimento dell’attività d’impresa, evitando ogni uso improprio o indebita diffusione di tali informazioni.
La Società s’impegna a tutelare, nel pieno rispetto delle disposizioni di cui al Regolamento 2016/679 – GDPR – Garante Privacy.
In Prestiter il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Codice Etico e di Comportamento è affidato all’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo. L’Organismo di Vigilanza opera con imparzialità, autorità, continuità, professionalità, autonomia e suggerisce eventuali aggiornamenti del Codice Etico anche sulla base delle segnalazioni fornite dai Destinatari del presente Codice Etico.
In relazione al Codice Etico, l’Organismo di Vigilanza ha i seguenti compiti:
In termini strettamente operativi, i compiti riservati all’Organismo di Vigilanza sono sostanzialmente individuabili in:
Il Codice Etico e i suoi futuri aggiornamenti vengono approvati dalla Direzione di Prestiter. La Società si impegna a diffondere con mezzi adeguati la conoscenza dei principi contenuti nel Codice Etico. Una copia del Codice Etico è consegnata a ogni dipendente, amministratore o terzo con il quale venga instaurato un rapporto contrattuale, anche occasionale. Il testo del Codice Etico è pubblicato sul sito della Società. Nei programmi di formazione e aggiornamento è possibile destinare uno specifico spazio per l’approfondimento della conoscenza del Codice Etico. Le attività di formazione sono differenziate secondo il ruolo e le responsabilità dei destinatari. Il presente Codice deve essere portato a conoscenza degli stakeholders mediante apposite attività di comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del presente Codice Etico a tutti (lavoratori, dipendenti e collaboratori della Società), Prestiter predispone e realizza, tramite l’Organismo di Vigilanza, un piano annuale di formazione/informazione finalizzato a favorire la conoscenza dei principi e delle norme contenute nel presente Codice Etico. Le iniziative di formazione/informazione saranno differenziate secondo il ruolo e la responsabilità dei lavoratori e collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito programma che illustri i contenuti del presente Codice Etico di cui è richiesta l’osservanza.
L’Organismo di Vigilanza ha il compito di verificare e accertare eventuali violazioni dei doveri previsti nel presente Codice Etico. L’inosservanza degli obblighi prescritti dal presente Codice Etico di comportamento potrà comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, che verranno di volta in volta proposte dall’Organismo di Vigilanza.
Per eventuali sanzioni disciplinari a carico di dipendenti di Prestiter, la Direzione (su proposta dell’OdV), provvederà in merito, tenuto conto della gravità del comportamento illecito realizzato dal lavoratore, dipendente e/o collaboratore, in aderenza alle disposizioni di cui alla Legge 20 maggio 1970 n. 300 e di quanto stabilito dal contratto collettivo, per ciò che concerne i dipendenti, e alla legge in generale per ciò che riguarda i collaboratori.
Ciascun collaboratore o dipendente deve tempestivamente segnalare all’ Organismo di Vigilanza qualsiasi violazione del Codice Etico, ovvero qualunque richiesta di violazione dello stesso, da chiunque ricevuta, fornendo tutte le informazioni in suo possesso.
Ciascun dipendente, membro di organi sociali o collaboratore, verifica, nell’ambito delle proprie conoscenze e competenze, la correttezza dei processi cui è chiamato a partecipare, dando immediata comunicazione al superiore gerarchico, al referente interno o, qualora ciò non sia possibile od opportuno, all’Organismo di Vigilanza, di qualsiasi comportamento che non appaia conforme alle buone regole dell’agire, alla correttezza imprenditoriale o che, addirittura, possa costituire, a suo avviso, reato. Nella procedura di verifica dell’effettiva sussistenza delle violazioni è sempre garantito il diritto al contraddittorio ed è assicurata la massima riservatezza.
In base a quanto previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231, l’accertamento di una violazione costituisce inadempimento delle obbligazioni contrattuali e comporta la comminazione di una sanzione, fra quelle previste nel CCNL, o di una penale, ovvero, nei casi più gravi, la risoluzione del rapporto contrattuale e/o l’avvio di un’iniziativa legale, civile o penale. In ogni caso, la sanzione conseguente all’accertamento di una violazione del Codice Etico è indipendente dall’esito di un eventuale procedimento penale. L’entità della sanzione deve comunque essere proporzionata alla gravità della violazione accertata.
Le disposizioni del presente Codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal personale, nonché dai soggetti aventi relazioni d’affari con Prestiter. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel Codice Etico compromette il rapporto fiduciario tra Prestiter e gli autori della violazione, siano essi amministratore, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori e potrà dare luogo a sanzioni di vario genere, fino alla risoluzione del rapporto contrattuale.
L’applicazione dei singoli provvedimenti terrà conto del principio di proporzionalità, in relazione alla oggettiva gravità del fatto o dei fatti, alla posizione del soggetto, alla intenzionalità del comportamento o al grado di colpa, al contributo causale in caso di pluralità di soggetti coinvolti nella violazione, al comportamento complessivo ed alla personalità del soggetto, all’eventuale esistenza di precedenti, alla rilevanza sociale e/o interna del comportamento nonché ad ogni ulteriore circostanza rilevante.
Nel caso di sentenza di condanna, anche di primo grado, per i reati previsti dal Decreto, il soggetto condannato dovrà darne immediata comunicazione all’OdV, che procederà a informarne la Direzione.
Allo scopo di prevenire violazioni delle normative vigenti, nonché del Codice Etico, la Società ha previsto la descrizione per processi, finalizzata all’identificazione dei soggetti responsabili dei processi di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni: è necessario che le singole operazioni siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi, le cui competenze siano chiaramente definite e conosciute nell’ambito dell’organizzazione, in modo da evitare che siano attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli soggetti.
Tutte le azioni e le operazioni della Società devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni. Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di potere procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione e individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
Il mancato rispetto e/o la violazione delle regole di comportamento indicate nel presente Codice Etico a opera di lavoratori dipendenti della Società costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e dà luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari. Con riferimento alle sanzioni irrogabili, si precisa che esse saranno applicate nel rispetto di quanto previsto dalla legge, dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicabile (di seguito CCNL). Tali sanzioni saranno applicate sulla base del rilievo che assumono le singole fattispecie considerate e verranno proporzionate in base alla loro gravità. L’accertamento delle suddette infrazioni, la gestione dei procedimenti disciplinari e l’irrogazione delle sanzioni restano di competenza delle funzioni aziendali a ciò preposte e delegate.
In caso di violazione, da parte di dirigenti, delle regole di comportamento indicate nel presente Codice, la Società valuterà i fatti e i comportamenti e assumerà le opportune iniziative nei confronti dei responsabili ai sensi delle disposizioni di legge e di Contratto Collettivo Nazionale applicabile, tenuto presente che tali violazioni costituiscono inadempimento delle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro.
In caso di violazione del presente Codice Etico da parte dell’amministratore di Prestiter, l’Organismo di vigilanza provvederà ad assumere le opportune iniziative ai sensi di legge.
Ogni comportamento posto in essere dagli agenti collaboratori, consulenti o terzi, legati a Prestiter da un rapporto contrattuale non di lavoro dipendente in violazione delle previsioni del presente Codice Etico, potrà determinare, nelle ipotesi di maggiore gravità, anche la risoluzione del rapporto contrattuale, fatta salva l’eventuale richiesta di risarcimento del danno qualora da tale comportamento derivino pregiudizi alla Società e ciò anche indipendentemente dalla risoluzione del rapporto contrattuale.
L’osservanza dei principi e delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale degli obblighi dei dipendenti di Prestiter, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 cod. civ. Ogni dipendente è messo in grado di conoscere i principi e le norme del Codice Etico, nonché le norme che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione. I dipendenti devono astenersi da comportamenti contrari a tali norme, devono rivolgersi ai propri superiori e/o all’Organismo di Vigilanza in caso di necessità di chiarimenti e devono riferire tempestivamente agli stessi qualsiasi notizia in merito a possibili violazioni e/o a richieste loro rivolte di violare dette norme.
L’accertata violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento alle obbligazioni del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche in ordine alla conservazione del posto di lavoro e potrà comportare azioni per il risarcimento dei danni eventualmente causati dalla violazione stessa. Ogni responsabile di unità o funzione aziendale deve uniformare la propria condotta ai principi del Codice Etico e alle procedure di riferimento, ed esigerne il rispetto da parte dei dipendenti e dei collaboratori sottoposti alla sua direzione, adottando le misure più opportune al fine di prevenire eventuali violazioni. In caso di informazioni o rilevazioni di potenziali o attuali violazioni, ricevute da parte di dipendenti sottoposti alla sua direzione, deve riferire tempestivamente all’Organismo di Vigilanza.
Prestiter cura il periodico aggiornamento del Codice Etico, al fine di mantenerne i contenuti costantemente adeguati alla normativa vigente e all’effettiva realtà aziendale. Eventuali proposte di aggiornamento o modifica del Codice Etico possono essere presentate direttamente all’Organismo di Vigilanza, da ciascun dipendente o membro degli organi sociali; l’Organismo di Vigilanza valuta ogni proposta ricevuta. Nessuno, al di fuori delle funzioni preposte, può apportare modifiche o integrazioni al Codice Etico, o impartire disposizioni o direttive che siano in contrasto con il suo contenuto. La verifica in ordine alla necessità di formulare proposte di aggiornamento o modifica del Codice Etico, l’interpretazione e la verifica circa l’applicazione del Codice Etico sono affidate in via esclusiva all’Organismo di Vigilanza. Tutte le funzioni aziendali interessate sono tenute a prestare la massima collaborazione. La violazione delle norme e l’inosservanza dei principi contenuti nel Codice Etico incidono sul rapporto di fiducia con la Società; per i dipendenti la sua osservanza fa parte delle obbligazioni contrattuali derivanti dal rapporto di lavoro. Nei contratti con i terzi è espressamente prescritto l’obbligo al rispetto del Codice Etico.
Qualsiasi modifica al presente Codice Etico dovrà essere approvata dalla Direzione di Prestiter. La Società provvede a informare tutti i Destinatari del presente Codice Etico tramite i canali di comunicazione ritenuti maggiormente idonei, nonché a pubblicarlo sul sito Internet.
Ciascun membro dell’ Organizzazione, nonché ciascun dipendente, lavoratore, collaboratore e consulente interno/esterno, anche se già in forza a Prestiter, dovrà sottoscrivere per accettazione il presente Codice Etico. Nei confronti di questi ultimi soggetti i contenuti del presente Codice Etico dovranno essere fatti assumere quale specifico obbligo contrattuale.
Le segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità:
Prestiter, secondo quanto stabilito dalla Direttive Europea 2019/1937, si impegna entro i termini di legge, a istituire un canale informatico dedicato alle segnalazioni anonime di condotte illecite.
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Il Codice Etico e di Comportamento è stato approvato dalla Direzione in data 10/01/2023
Un Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 deve rispondere a precise esigenze di controllo e rilevazione reati e deve tendere, attraverso cicli costanti e sistematici di miglioramento sia del sistema che della sua attuazione, a rendere sempre più improbabile la commissione dei reati presupposto commessi a vantaggio dell’ente. Ovviamente obiettivo del modello non può essere l’assoluto impedimento del reato, ma è tesi concorde della dottrina e della magistratura che un Sistema 231 può dirsi tale laddove si caratterizza per la sua capacità di impedire la commissione del reato salvo che lo stesso non sia realizzato attraverso la fraudolenta elusione delle procedure e della modulistica che il sistema stesso compongono.
Il Sistema, stante quanto sopradetto, deve essere costituito da procedure e modulistica e deve essere indirizzato a tutti i protagonisti e partecipanti, sia interni che esterni, sia direttamente che indirettamente, del sistema impresa al quale si riferisce:
Il Sistema così implementato e controllato nella sua dinamica applicazione, non costituirà un costo, ma tenderà a un miglioramento dell’indice di efficienza aziendale e quindi a un miglioramento del rapporto risorse impiegate/risultato raggiunto.
Ovviamente la progettazione del Sistema deve tener conto di un importante categoria concettuale: il controllo. Il controllo è una contromisura al rischio. Esso agisce sulla probabilità di accadimento o sull’impatto, riducendoli. Esistono molteplici classificazioni proposte per i controlli. Per esempio, si può classificare il sistema di controllo secondo livelli di operatività.
Un’altra classificazione possibile è quella classica che suddivide i controlli in preventivi (che filtrano o espellono o intercettano) e rilevatori o identificativi (che evidenziano senza bloccare, ma portando all’attenzione).
La valutazione dei controlli, in ogni caso, è sempre di duplice natura. Le dimensioni di interesse sono infatti l’adeguatezza e l’efficacia di un controllo:
Un controllo riduce il rischio soltanto se dimostra di essere efficace, ovvero di funzionare come era nelle attese. La maggiore adeguatezza di un controllo rispetto ad un altro similare o con gli stessi obiettivi si ripercuote inevitabilmente sulla capacità di riduzione del rischio. Ma l’adeguatezza – ovvero l’idoneità di un controllo a gestire un rischio – non è un sostituto dell’efficacia del controllo, unica misura concreta che determina il successo delle azioni previste per il contenimento del rischio e per preservare la propria capacità aziendale di raggiungimento dei risultati.
Mutuando un principio economico classico, anche i controlli – quando sono orientati a gestire lo stesso rischio – hanno un beneficio marginale decrescente; il sovradimensionamento dei controlli non porta generalmente ad un beneficio complessivo superiore ad un adeguato disegno organizzativo, ma porta probabilmente ad un peggioramento del costo complessivo e all’inevitabile irrigidimento delle attività, tale che a volte impedisce, quale elemento essenziale, l’efficacia attuazione del modello.
I passaggi fondamentali del cammino verso l’eccellenza necessitano di una trasformazione quasi epocale che vede l’ente operare non più a “legalità minima”, ciò che la legge impone, ma a legalità evidente, ove l’ente si pone il problema di “dare evidenza”, dare prova documentale, del rispetto dei principi di legalità e di eticità che volontariamente e in maniera condivisa hanno assunto nella scala delle priorità dell’ente posti di primissimo piano.
L’organizzazione accetta i nuovi concetti e un nuovo modus operandi, più partecipato e meno di imperio. Nuovo modus operandi che dovrà tener conto di nuove (alle volte) categorie, nuove figure concettuali, mutuate dalle scienze sulla gestione di impresa e dalle metodiche relative ai sistemi di qualità che rappresentano ormai un modello ben sperimentato ed una efficace metodologia per assicurare l’evidenza, la rintracciabilità ed il controllo.
A ciò aggiungasi qualche ulteriore concetto fondamentale per il raggiungimento dell’ obiettivo:
Miglioramento. La filosofia del miglioramento deve essere sviluppata trasversalmente a ogni livello dell’organizzazione ed essere espressa chiaramente nella Politica per la Legalità contenuta all’interno del Codice Etico.
Prestiter S.p.A. offre da oltre 27 anni prestiti in convenzione a lavoratori dipendenti e pensionati. La società ha una solida base di valori, orientata a una crescita sostenuta e sostenibile, supporta le persone nei momenti importanti della loro vita attraverso prodotti e servizi di alto livella e la diffusione di cultura. Soluzioni di credito per dipendenti e pensionati sono offerte con competenza e puntualità, tramite cessione del quinto, con oltre 10.000 recensioni a 5 stelle verificate. La società si fregia del prestigioso titolo di Top Partner Prestitalia, società del Gruppo Intesa Sanpaolo.
L’impegno nel creare un ambiente di lavoro sano è attestato da importanti riconoscimenti come la certificazione Great Place to Work® Italia e il premio Best Workplaces™ Italia 2025. Inoltre, quale indicatore degli elevati standard di legalità in azienda e dell’applicazione di principi di trasparenza e responsabilità sociale, la società ha ottenuto l’importante Rating di Legalità.
Il campo di applicazione e conseguente scopo del Sistema di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 è il seguente: “Esercizio dell’attività di Agenzia in attività finanziaria”.
Il Manuale descrive, documenta, coordina e integra la struttura organizzativa, le responsabilità e tutte le attività che regolano l’istituzione, la gestione e il funzionamento del Sistema, in ottemperanza al D. Lgs. 231/01 e sue successive modificazioni ed integrazioni.
Il Manuale è voluto dall’Organo di Governo di Prestiter S.p.A. quale strumento che consenta a tutto il personale, a tutti i livelli, di comprendere, attuare e sostenere i principi, gli impegni e gli obiettivi stabiliti nella Codice Etico.
Il Manuale ha come punto di riferimento il D. Lgs. 231/01; le linee guida di Confindustria per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo aggiornate al giugno 2021; le linee guida per la redazione dei modelli organizzativi e l’attività dell’organismo di vigilanza del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili; le pronunce giurisprudenziali sul tema e le Norme di settore. Inoltre è integrato il più possibile con il sistema di gestione aziendale.
Il Manuale costituisce riferimento permanente per l’applicazione e l’implementazione del Sistema ed ha lo scopo di rispettare le Norme e gli Schemi di riferimento e di gestire il Sistema in modo efficace ed efficiente.
Il contenuto del Manuale è vincolante per tutte le persone che intrattengono relazioni con Prestiter.
Il Manuale è organizzato per sezioni indipendenti e ogni sezione tratta l’argomento specificato nell’indice. Ciascuna sezione può, a sua volta, essere organizzata in sottosezioni indipendenti. Ciascuna sottosezione può, a sua volta, essere organizzata in paragrafi indipendenti.
Questo Manuale è suddiviso in Sezioni numerate in maniera progressiva. Nella tabella “Riferimenti” sono riportati i riferimenti delle norme di cui si è tenuto conto, le sezioni del Manuale Legalità in cui sono trattati e le procedure operative collegate. Nella tabella riassuntiva iniziale sono riportate le descrizioni delle revisioni del Manuale.
Questo Manuale:
Qualora il SISTEMA, con la revisione, subisca modifiche sostanziali e profonde, si provvederà alla emissione di una nuova edizione dello stesso. Se il numero di revisione dovesse superare il numero di cinque per edizione si provvederà alla emissione della nuova edizione.
Ogni qual volta si provvederà alla emissione di una nuova edizione si provvederà a:
La distribuzione controllata di questo Manuale è gestita dalla Direzione, sotto la supervisione dell’OdV, mediante la pubblicazione sul sito della Società www.prestiter.it, in modo tale da renderlo visibile e consultabile da ogni dipendente, amministratore o terzo con il quale venga instaurato un rapporto contrattuale, anche occasionale.
Nel presente documento, nei relativi allegati e in tutti i documenti del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231, le seguenti espressioni hanno il significato di seguito indicato:
D. LGS. 231/01 O DECRETO: Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante la “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell’art.11 della Legge 29 settembre 2000, n. 300”, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2001 e successive modificazioni ed integrazioni.
ENTE O SOCIETÀ O ORGANIZZAZIONE: il soggetto titolare del modello.
SISTEMA DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D. LGS 8 GIUGNO 2001 N. 231 O SISTEMA: l’insieme di processi e regole comportamentali che indirizzano lo svolgimento delle attività dell’Ente stesso in conformità alla legge che ha istituito la Responsabilità Amministrativa delle Persone Giuridiche (D.Lgs. 8 giugno 2001, n°231). Il Sistema comprende al suo interno l’insieme dei modelli, procedure, modulistica, manuali, metodologie di controllo e di miglioramento.
RESPONSABILE 231: è la persona, interna all’Ente, che per delega della Direzione, da un lato assume il ruolo di controllore interno in ordine al rispetto del Sistema e delle procedure e dall’altro collabora e assiste l’OdV nelle proprie attività di verifica e proposta.
CCNL: Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro.
CODICE ETICO: documento contenente i principi generali di comportamento a cui i destinatari devono attenersi anche con riferimento alle attività di cui al Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato.
LINEE GUIDA: le Linee Guida per la costruzione dei modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001, diramate dalle associazioni di categoria considerate ai fini della predisposizione del presente documento.
ORGANISMO DI VIGILANZA O “OdV”: Organismo previsto dall’art. 6 del D.Lgs. 231/2001, avente il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo, nonché sull’aggiornamento dello stesso.
ORGANI SOCIALI O DIREZIONE: i soci; l’Amministratore; il Consiglio di Amministrazione e il relativo Presidente, ove previsto; il Collegio Sindacale, ove previsto, e qualsivoglia Organo di Governo o di Controllo.
ATTIVITÀ A RISCHIO REATO: operazione o atto che espone l’Ente al rischio di commissione di uno dei Reati contemplati dal Decreto.
DESTINATARI: Direzione, Dipendenti, Outsorcer e in generale tutti i soggetti con cui l’Ente entri in contatto nello svolgimento di relazioni d’affari.
DIPENDENTI O PERSONALE: tutti i soggetti che intrattengono con l’Ente un rapporto di lavoro, ivi inclusi i lavoratori interinali, i collaboratori esterni, gli stagisti, i dirigenti e in generale tutti coloro che operano per la Società.
PA: la Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari e i soggetti incaricati di pubblico servizio. Nell’ambito dei pubblici ufficiali e incaricati di pubblico servizio sono ricompresi anche gli amministratori, i dirigenti e i funzionari di società di diritto privato che svolgano un pubblico servizio.
PROCESSO SENSIBILE: processo nel cui ambito ricorre il rischio di commissione dei reati; trattasi dei processi nelle cui fasi, sottofasi o attività si potrebbero in linea di principio configurare le condizioni, le occasioni o i mezzi per la commissione di reati, anche in via strumentale alla concreta realizzazione della fattispecie di reato.
PROTOCOLLO: insieme delle procedure aziendali atte a disciplinare uno specifico processo.
REATI O REATI PRESUPPOSTO: i reati ai quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs. 231/2001 e sue successive modificazioni ed integrazioni, anche future.
SISTEMA DISCIPLINARE: insieme delle misure sanzionatorie applicabili in caso di violazione del Sistema.
PIANIFICAZIONE SISTEMA DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D. LGS 8 GIUGNO 2001 N. 231: le attività mediante le quali vengono stabiliti gli obiettivi, le strategie, le azioni operative e i requisiti per la mitigazione del rischio reato.
ATTIVITÀ: elemento significativo e programmabile dei processi necessari per il verificarsi degli output.
QUALIFICA DEL PERSONALE: caratteristiche o abilità raggiunte con l’addestramento e/o con l’esperienza verificata a fronte di prescrizioni stabilite o mediante prove, tali da mettere in grado una persona di svolgere le funzioni richieste.
VALUTAZIONE DEI FORNITORI: attività volta a giudicare le capacità e l’affidabilità di un potenziale fornitore a fornire materiali e/o servizi in accordo con le prescrizioni prestabilite.
FORNITORE QUALIFICATO: organizzazione che è stata valutata affidabile nella garanzia delle prescrizioni prestabilite.
RESPONSABILITÀ PRIMARIA: la funzione responsabile in via primaria dei processi è incaricata di assicurare la corretta esecuzione delle fasi/attività descritte nelle procedure. La funzione è responsabile sia di svolgere direttamente le operazioni previste, sia di sorvegliare le attività delle funzioni responsabili in via secondaria coinvolte nei processi, sollecitando da queste le azioni necessarie (redazioni, verifiche e approvazioni di documenti, invio di informazioni, etc.) al fine di garantire il rispetto dei tempi e delle procedure previste.
RESPONSABILITÀ SECONDARIA: le funzioni responsabili in via secondaria dei processi sono incaricate di compiere le azioni necessarie (redazioni, verifiche e approvazioni di documenti, invio di informazioni, etc.) per eseguire il flusso di attività di loro competenza. Le funzioni responsabili in via secondaria possiedono piena autonomia e competenza sulle decisioni connesse con l’attività di loro competenza e non dipendono necessariamente in via gerarchica dagli organi responsabili in via primaria del flusso; possono tuttavia essere da questi sollecitati al compimento dell’attività.
MANUTENZIONE ORDINARIA SISTEMA: insieme di attività necessarie a mantenere aggiornato il complesso delle regole e procedure definite che compongono il Sistema. Tende alla conservazione e applicazione del Sistema.
MANUTENZIONE STRAORDINARIA SISTEMA: insieme di attività necessarie a migliorare, modificare e integrare il complesso delle regole e procedure definite che compongono il Sistema. Tende al miglioramento del Sistema.
ENTITÀ: ciò che può essere descritto e considerato individualmente. Ad es.:
EVIDENZA OGGETTIVA: informazione la cui veridicità può essere dimostrata sulla base di fatti acquisiti a seguito di osservazioni, misurazioni, prove o altri mezzi.
REGISTRAZIONE: documento che fornisce evidenza oggettiva di attività eseguite o di risultati ottenuti.
RINTRACCIABILITÀ, RIFERIBILITÀ: capacità di ricostruire la storia e di seguire l’utilizzo o l’ubicazione di una entità mediante identificazioni registrate.
PROGETTO: processo a sé stante che consiste in un insieme di attività coordinate e tenute sotto controllo, con date di inizio e fine, intrapreso per realizzare un obiettivo conforme a specifici requisiti, con particolare attenzione a quelli relativi a una gestione rispettosa delle prescrizioni legislative e improntata a principi di assoluto rispetto della legalità.
SICUREZZA: stato in cui il rischio di commissione reato, anche a seguito di infortuni sul lavoro, è limitato a un livello accettabile.
SPECIFICA: documento che stabilisce dei requisiti.
AZIENDA: il complesso di qualsiasi organizzazione e organismo economico responsabile della implementazione dei requisiti di normative volontarie e non, incluso tutto il personale (amministratori, dirigenti, management, supervisori e l’organico non-dirigenziale, sia esso assunto direttamente, a contratto o altrimenti rappresentante l’azienda).
PARTE INTERESSATA: individuo o gruppo interessato a, o che influisce su, l’operato dell’organizzazione.
CONTROLLO DI PROCESSO: attività di monitoraggio di un processo operativo in modo che esso sia mantenuto in uno stato tale da continuare a essere capace di mitigare i rischi reato.
VALIDAZIONE: conferma, sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi a una specifica procedura o applicazione prevista dal Sistema siano stati soddisfatti.
La rappresentazione del flusso relativo al miglioramento continuo del Sistema fa riferimento a metodologie da tempo adottate dai migliori sistemi qualità per assicurare continui miglioramenti che si riflettano sugli indici di efficienza (rapporto tra risorse impiegate e risultato raggiunto) e di efficacia (rapporto tra risultato desiderato e risultato raggiunto).
La figura illustra il modello di gestione per processi sistemici in strutture complesse che Prestiter S.p.A. ha adottato per tutto il proprio controllo strategico e che adotta anche per il Sistema di cui al presente documento. Si tratta di un modello basato sull’approccio per processi che evidenzia i collegamenti tra i processi presentati nel presente Manuale.
La Direzione, per conseguire gli Obiettivi di rispetto della legalità, ha deciso di istituire ed organizzare un Sistema documentato, di organizzazione, gestione e controllo che si applica a tutte le attività che influenzano i suddetti obiettivi. Il Sistema si basa sulla connettività dei seguenti fattori base:
Prestiter S.p.A., allo scopo di gestire nel rispetto delle norme sia cogenti che volontarie, anche di natura penale le proprie attività sia interne che esterne, ha impostato l’organizzazione orientandola alla trasparenza ed evidenza delle attività:
Eventuali parti dei processi aziendali che saranno affidate a esterni da Prestiter S.p.A. e saranno, ad ogni modo, gestite e controllate secondo i criteri riportati nel presente manuale, e secondo i criteri e le modalità in esso contenuti.
L’implementazione del Sistema contempla l’applicazione di procedure documentate, coerenti con i requisiti relativi al rispetto della normativa vigente e del Codice Etico di Prestiter S.p.A..
Oltre al presente Manuale, gestito secondo le modalità della sezione 2.1, potranno far parte del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 i seguenti tipi di documenti:
Nella “Parte Generale”, dopo un richiamo ai principi del Decreto e alle disposizioni previste dalle Linee Guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e controllo emanate da Confindustria il 7 marzo 2002, aggiornate a giugno 2021, e dalle Linee Guida per la costruzione dei modelli organizzativi e l’attività dell’organismo di vigilanza del Cosiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, vengono illustrate le componenti essenziali del sistema con particolare riferimento all’Organismo di Vigilanza, la formazione del personale e diffusione del sistema stesso nel contesto aziendale, il sistema disciplinare e le misure da adottare in caso di mancata osservanza delle prescrizioni dello stesso.
Nella “Parte Speciale” dedicata all’Analisi e gestione dei rischi, vengono descritte le metodologie applicate alla definizione della mappatura delle attività svolte dall’organizzazione, sviluppata in relazione alle concrete situazioni di rischio reato.
Le Procedure sono documenti primari, anche di carattere interfunzionale, che analizzano, tra le diverse tipologie di reato contemplate nel Decreto 231/2001, quelle considerate di possibile rischio da parte di Prestiter S.p.A..
A fronte dei reati per i quali si identifica un possibile fattore di rischio, Prestiter S.p.A. adotta una procedura che analizza la fattispecie di reato e specifica le misure da mettere in atto per ottenere la riduzione del rischio suddetto.
Essendo il Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 un “atto di emanazione dell’organo dirigente” (in conformità alle prescrizioni dell’art. 6, comma 1, lettera a del Decreto) la sua adozione, così come le successive modifiche e integrazioni sono rimesse alla competenza dell’Organo di Governo, id est la Direzione, di Prestiter S.p.A..
In particolare è demandato alla Direzione, su proposta dell’Organismo di Vigilanza, di integrare il presente Sistema con ulteriori Procedure relative ad altre tipologie di reati che, per effetto di nuove normative, possano essere ulteriormente inseriti nell’ambito di applicazione del Decreto 231/01.
Sono documenti utilizzati per la registrazione di precise attività di controllo e verifica e rappresentano la dimostrazione oggettiva e documentata dell’applicazione dei principi enunciati dal Sistema.
Prestiter S.p.A. tiene sotto controllo i documenti e i dati attinenti le prescrizioni del presente Manuale, ovvero garantisce l’adeguatezza, l’aggiornamento e la disponibilità della documentazione che sostiene e regola il funzionamento del Sistema, definendo le attività, le modalità e le responsabilità necessarie per una corretta ed efficiente gestione.
Il controllo e la gestione dei documenti, si articola, a livello generale, nelle attività che di seguito si descrivono.
Tale attività consiste nell’individuare, elaborare, formalizzare i concetti, le attività, le responsabilità, ecc., in documenti standardizzati e controllati del Sistema. Durante questa fase la Funzione responsabile dell’Elaborazione ha cura di consultare tutti le Funzioni interessate al futuro utilizzo del Documento, al fine di ottimizzarne l’effettivo inserimento nella documentazione di Sistema.
I documenti del Sistema sono identificati mediante:
La Verifica consiste nell’analisi dei contenuti del documento per accertarne l’adeguatezza, la correttezza e la congruenza con i requisiti di base del Sistema, e con le finalità del documento stesso.
L’Approvazione rappresenta il riscontro formale che attesta la validità del documento per la specifica utilizzazione nell’erogazione del servizio. L’approvazione dei documenti è compito della Direzione e/o dell’OdV.
La Distribuzione avviene in modo tale da garantire che le edizioni appropriate dei documenti siano disponibili e operative dove si svolgono le attività o i processi a esse pertinenti (Distribuzione controllata).
La Funzione emittente fornisce l’adeguato supporto per la corretta interpretazione e applicazione dei contenuti dei documenti emessi.
Non sono ammesse deroghe o variazioni alle prescrizioni contenute nei documenti.
Tutti i documenti sono conservati in originale, presso la Funzione emittente, catalogati in apposito elenco e corredati di modulistica ad hoc per consentirne la rintracciabilità. Ogni Funzione ricevente è responsabile di:
Ogni documento emesso e distribuito è corredato delle indicazioni necessarie per individuare la sua area di appartenenza e/o il riferimento ad altri documenti e seguirne la sua evoluzione nel tempo.
Quando si renda necessaria la Modifica di un documento per inadeguatezza alle Norme o agli schemi di riferimento o ai requisiti del Sistema Organizzativo, questa viene decisa dai responsabili di tutte le Funzioni coinvolte nelle edizioni precedenti.
È responsabilità della Funzione che ha emesso il documento modificato, definire tutte le attività per eliminare o fare annullare prontamente tutti i documenti superati, o non più validi, presso tutti i centri di utilizzazione, fornendo tutte le necessarie informazioni. Le modifiche apportate ai documenti devono essere visibili attraverso:
Quando si rende necessaria l’eliminazione di un documento per inadeguatezza alle Norme o agli schemi o ai requisiti del Sistema Organizzativo, questa viene decisa dai responsabili di tutte le Funzioni coinvolte nelle edizioni precedenti.
È responsabilità della Funzione che originariamente ha emesso il documento non più valido, definire tutte le attività, affinché esso sia eliminato presso tutti i centri di utilizzazione, fornendo tutte le necessarie informazioni.
Gli archivi del sistema informativo sono progettati e realizzati con lo scopo di garantire:
Prestiter S.p.A. ha definito responsabilità e modalità per identificare, raccogliere, catalogare, accedere, archiviare, aggiornare ed eliminare i documenti utilizzati per la registrazione delle attività inerenti la Legalità. Le varie attività di registrazione sono richiamate nella relativa documentazione di sistema. Le registrazioni possono essere eseguite sia su carta che su sistema informatico.
Tutte le registrazioni sono effettuate su documenti controllati, identificabili e sempre correlabili all’attività in oggetto.
I documenti sono raccolti e archiviati, anche se con ubicazioni diverse, secondo quanto definito nelle procedure dedicate alle informazioni documentate del Sistema di gestione Aziendale. Sono, comunque, gestiti in modo da garantirne la rintracciabilità, il coordinamento e la correlabilità.
Tutta la documentazione sia essa cartacea, che su sistema informatico, è mantenuta e conservata per un periodo tale da assicurare la possibilità di documentare a distanza di tempo le attività svolte. La conservazione è attuata in luogo adatto per evitare deterioramenti o smarrimenti nel tempo. L’accesso ai documenti di Registrazione è consentito a tutto il personale che ne faccia richiesta motivata.
Prestiter S.p.A. in funzione delle proprie attività di lavoro e dello scopo del presente Sistema Organizzativo:
La Direzione di Prestiter S.p.A. dedica tutte le sue risorse allo sviluppo e alla realizzazione di processi in grado di soddisfare le esigenze di legalità.
La “crescita” di Prestiter S.p.A. é stata determinata negli anni, tra l’altro, dall’applicazione di principi guida relativi al miglioramento costante dei sistemi deputati al controllo per il rispetto della Legalità.
La Legalità, oltre che verificata, deve essere progettata, pianificata e controllata. Tutto il personale di Prestiter S.p.A. sarà, pertanto, sensibilizzato al miglioramento dei processi e dei sistemi di controllo
Al fine di definire e documentare tutto quanto riguarda il rispetto delle norme, la Direzione ha voluto la redazione e l’implementazione del presente Manuale, che tutto il personale è tenuto ad applicare.
La Direzione e l’OdV sono tenuti costantemente informati dei problemi riguardanti la legalità, la sicurezza dei dipendenti e collaboratori e garantisce la più completa indipendenza ed autonomia al Responsabile 231 rispetto alle altre funzioni aziendali, delegandogli la responsabilità del Sistema.
Il successo delle attività dipende dallo spirito di collaborazione dei dipendenti e collaboratori tutti. Essenziale risulta la conformità delle attività ai requisiti cogenti di erogazione del servizio, alle norme ed alle leggi tutte (penali, ambientali, di diritto del lavoro, di sicurezza, ecc.).
I requisiti cogenti per Prestiter S.p.A., inerenti le proprie attività di lavoro, sono stabiliti dal rispetto dalla normativa vigente e dal rispetto di norme e procedure proprie. Essi costituiscono i confini minimi sotto i quali le prestazioni di quanto realizzato non devono andare.
Allo scopo di soddisfare le esigenze di operatività e di legalità evidente, siano esse esplicite o implicite, Prestiter S.p.A. ha sviluppato una serie di attività svolte come segue:
Le esigenze e le aspettative di legalità che la Direzione di Prestiter S.p.A. intende soddisfare, al di là dei requisiti cogenti, sono in prima istanza:
Allo scopo di garantire il soddisfacimento dei requisiti stabiliti, le attività relative ai servizi erogati vengono pianificate, attuate e documentate. Tale pianificazione è articolata con modalità e formalizzazioni diverse, è documentata in modo adeguato alle diverse tipologie e metodologie di lavoro, coerentemente con i requisiti del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 e con l’intero Sistema di Gestione Aziendale.
In particolare, la pianificazione ai fini dell’implementazione del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 comprende:
La pianificazione avviene, dunque, grazie alla definizione di risorse utilizzate, di sistemi di controllo, di modalità operative di svolgimento e di controllo delle attività.
Eventuali nuove metodologie introdotte (al fine di migliorare il grado di certezza del rispetto della legalità) sono analizzate e tenute sotto osservazione fino a che la stabilità e la affidabilità dei risultati non permetta la sicura accettabilità dei sistemi così come innovati.
La Direzione di Prestiter S.p.A. ha definito le responsabilità, l’autorità e i rapporti reciproci del personale che dirige, esegue e verifica attività sensibili, in particolare per quello che abbisogna di libertà organizzativa e autorità per:
Le responsabilità delle funzioni maggiormente coinvolte sono, inoltre, definite, per grandi linee, nella matrice delle responsabilità riportata di seguito. Ciò allo scopo di stabilire i rapporti reciproci di tutto il personale che deve avere la libertà organizzativa e l’autorità necessaria a:
A tale scopo Prestiter S.p.A. ha predisposto i seguenti documenti:
I protocolli riportano almeno:
Il SISTEMA deve assicurare:
Il Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231, viene riesaminato secondo i criteri che seguono.
L’OdV, con l’assistenza e la collaborazione del Responsabile 231, sintetizza le informazioni relative all’andamento del Sistema in una relazione informativa semestrale riguardante, tra l’altro, le attività di verifica e controllo compiute e l’esito delle stesse. Vengono considerati:
A fronte di tale relazione, opportunamente verbalizzata, l’OdV stabilisce e provvede a documentare e attivare le azioni correttive che ritiene opportune, individuando, per ciascuna di esse, responsabilità e tempistiche di attuazione; il Responsabile 231 è delegato alle attività di gestione delle azioni correttive, in particolare per quelle inerenti a metodi, procedure e al contenuto del Manuale.
Il riesame viene effettuato almeno due volte all’anno e ogni qual volta si verifichi un cambiamento che modifichi la struttura del Sistema Organizzativo. In sede di riesame l’OdV stabilisce eventualmente gli obiettivi da raggiungere e verifica gli obiettivi precedentemente definiti individuandone eventuali scostamenti.
L’alta Direzione esaminati i risultati e presa visione delle relative proposte di miglioramento, decide gli obiettivi per il miglioramento, definendo:
È compito dell’OdV confrontare i risultati ottenuti con gli obiettivi prefissati e valutare se l’azione migliorativa, ove necessaria, va considerata conclusa o se necessita di ulteriori implementazioni. Tale verifica costituisce un elemento di valutazione per il successivo Riesame del Sistema Organizzativo.
La disponibilità di risorse nella tipologia e nella misura adeguata è fondamentale per l’esecuzione delle attività in maniera da garantire un sistema di legalità adeguato.
La Direzione di Prestiter S.p.A., pertanto, valuta di concerto con l’OdV l’idoneità, delle risorse necessarie da impiegare, onde garantire il rispetto degli obiettivi prefissati, oltre che la piena attuazione ed efficacia del Sistema e del suo continuo miglioramento e ne affida la gestione all’OdV.
Identificazione delle risorse
La Direzione di concerto con l’OdV in sede di riesame del Sistema, provvede a identificare le esigenze:
necessari per elevare il livello di sicurezza
necessari per il regolare e corretto svolgimento delle attività nel rispetto delle procedure
Nel Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 le risorse umane e la loro formazione assumono un ruolo fondamentale così come è fondamentale la professionalità e la spinta motivazionale. Esse vanno quindi fornite del grado di sensibilizzazione e di conoscenza necessario al corretto funzionamento del Sistema, nonché al suo miglioramento.
La formazione porta alla consapevolezza della necessità di cambiamenti e fornisce gli elementi per poter realizzare cambiamenti e sviluppi. Prestiter S.p.A. mantiene procedure di addestramento documentate e complete registrazioni dell’addestramento effettuato.
L’Addestramento del Personale costituisce un elemento fondamentale per il miglioramento e l’efficacia del Sistema e per il raggiungimento degli obiettivi. Allo scopo di garantire il rispetto del Sistema di organizzazione, gestione e controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 da parte di tutti vengono definite in modo dettagliato tutte le figure professionali nel documento “Mansionario”.
Le qualifiche del personale sono determinate dalla legislazione vigente. Il reclutamento del personale avviene attraverso le prescrizioni contenute nelle procedure interne, e in ogni caso secondo le procedure selettive e concorsuali dettate dalle leggi vigenti se previste.
La Direzione di concerto con l’OdV individua le esigenze di formazione del personale operante, sulla base dei criteri definiti nelle specifiche, e le segnala al Responsabile 231 che provvede a pianificare le attività di addestramento e qualificazione. Tali attività saranno eseguite mediante collaborazioni esterne o momenti di formazione interna, attraverso l’affiancamento a personale qualificato.
Il Responsabile 231 individua le esigenze di formazione sul Sistema e programma, in accordo con l’OdV e la Direzione, i necessari momenti di formazione.
Le attività di Formazione e Addestramento coinvolgono tutto il personale con livelli di contenuti diversificati in funzione dei ruoli coperti.
Tutta l’attività formativa effettuata da ogni singolo viene registrata secondo procedure aziendali.
Al termine delle attività formative sono condotte apposite valutazioni di efficacia dell’addestramento svolto mediante test scritti e/o orali e mediante l’osservazione degli operatori mentre svolgono il loro lavoro. Quest’ultima attività viene svolta dai responsabili di area ovvero da chi ha effettuato l’addestramento.
Il personale viene motivato attraverso mirate azioni di informazione sugli scopi del progetto, sollecitando un comportamento attivo da parte di tutti nella ricerca delle misure di miglioramento. In particolare il personale sarà opportunamente coinvolto nella ricerca delle cause a monte che hanno generato le non conformità, raccogliendo nelle dovute forme i suggerimenti sulle azioni correttive da intraprendere.
Tutto il personale viene edotto sul Codice Etico e sugli Obiettivi che si intendono perseguire.
Ciò al fine di trasmettere loro l’importanza del lavoro dei singoli per il raggiungimento dei traguardi comuni e per ottenere le importanti segnalazioni che il personale, caso per caso, può e deve fare in ordine a situazioni che appaiono a rischio reato.
I mezzi, le attrezzature e in generale tutto quant’altro occorre alla esecuzione delle attività, il loro stato di efficienza, la loro adeguatezza sono elementi essenziali per il corretto espletamento delle attività, anche nel rispetto delle norme e in particolare nel rispetto delle prescrizioni del TU 81/08 e del D. Lgs. 231/01 con particolare riguardo alla sicurezza sui luoghi di lavoro e dell’ambiente.
La valutazione degli asset messi a disposizione per le attività avviene in sede di Riesame della Direzione e sulla base delle osservazioni dell’OdV
La Direzione di Prestiter S.p.A., a ogni modo, prima dell’inizio di nuove attività, in collaborazione con il Responsabile 231 verifica l’adeguatezza degli stessi in termini:
Tale verifica è rifatta annualmente all’atto del riesame della Direzione.
Le attrezzature, gli strumenti e i macchinari di lavoro sono sottoposti a Piano di Manutenzione interno. Il Piano prevede interventi periodici in funzione del tempo effettivo di impiego o di messa a disposizione del bene. Eventuali aggiornamenti utili a un utilizzo più proficuo delle attrezzature e degli altri mezzi sono verificati dal Responsabile 231.
La scelta iniziale delle attrezzature e macchinari va fatta premiando quelle che comportano:
L’ambiente di lavoro costituito da elementi materiali (uffici, luoghi, attrezzature, ecc.) e da elementi immateriali (organizzazione, rapporti sociali, ecc..) è parte integrante degli aspetti che possono influire sul sistema di controllo del rispetto delle procedure per assicurare il rispetto della legalità.
L’ambiente di lavoro di Prestiter S.p.A. è stato verificato dal RSPP ed è stato dichiarato rispondente alle caratteristiche di sicurezza e di igiene necessarie per la corretta esecuzione dei servizi e delle attività di lavoro connesse. In particolare vengono rispettati gli adempimenti di legge applicabili (in particolare il D.Lgs. 81/2008).
Fine della presente sezione è assicurare una gestione e realizzazione del servizio corretta e rispettosa delle norme al fine di garantire che l’erogazione dei servizi si svolga con regolarità e nel rispetto della legalità.
La Pianificazione del Servizio segue i criteri operativi qui elencati:
Nello sviluppare le varie attività, si assicura anche il loro monitoraggio, al fine di assicurarne lo svolgimento in condizioni controllate, nei modi e nelle tempistiche previsti.
Prestiter S.p.A. ha adottato e applica procedure che definiscono il modo di operare durante lo sviluppo e il controllo del Servizio. In particolare:
L’utilizzo di tali procedure / istruzioni permette:
In linea generale sono previste le seguenti modalità operative di base:
La validazione dei processi aziendali è basato sulla base di precedenti e analoghe esperienze organizzative, nonché su principi di buona prassi economico-gestionale.
I processi vengono verificati e validati “sul campo”, valutando variabili, quali i Protocolli e/o Linee Guida e/o Letteratura e/o le pronunce giurisprudenziali, gli indicatori di processo e di esito, in linea con gli standard definiti nel Modello. È demandato all’OdV il compito di verificare margini di miglioramento in termini di assicurazione “legalità evidente”. Eventuali considerazioni daranno luogo a processi di revisione.
La rivalidazione dei processi sarà effettuata soltanto nel caso di nuove attività o nuovi processi, nonché di modifiche sostanziali nelle variabili considerate, in sede di Riesame della Direzione, verificando, inoltre:
Prestiter S.p.A., anche allo scopo di assicurare il rispetto della legge, applica la qualificazione e la scelta dei Fornitori e la gestione degli ordini d’acquisto, nonché per il monitoraggio delle prestazioni del fornitore, riducendo al minimo i margini di discrezionalità e assicurando ogni volta che è possibile il requisito della divisione funzionale che assicura la concorrenza di due o più soggetti sulle decisioni “sensibili”.
Per valutazione di un Fornitore si intende l’insieme delle azioni svolte per accertare la legittimità della scelta, nonché la capacità e l’affidabilità dello stesso a fornire prodotti o servizi conformi ai requisiti contrattuali richiesti.
La valutazione dei Fornitori serve a:
La Qualifica è il riconoscimento ufficiale e formale da parte del Responsabile del MODELLO, che il Fornitore ha un’organizzazione tale da garantire la fornitura di prodotti o servizi conformi ai requisiti contrattuali e, se previsti, ai requisiti di legge e che, inoltre, non appaiono ricorrere segnali di allarme quanto alla possibilità che all’interno del flusso di acquisti e consegne possano annidarsi situazioni a rischio reati presupposto (ricettazione, riciclaggio, frodi carosello, ecc).
I criteri di qualifica in base ai quali i fornitori vengono sottoposti a valutazione sono i seguenti:
Inoltre sarà opportuno verificare i seguenti ulteriori criteri:
Il tipo di Valutazione dei Fornitori viene stabilito caso per caso in relazione alla presenza o meno di requisiti previsti per legge, nonché in relazione al tipo di prodotto o servizio, alle caratteristiche richieste e alla sua rilevanza per il livello qualitativo della fornitura.
La valutazione consuntiva del Fornitore si basa sugli accertamenti in ordine ai requisiti di legalità/legittimità e sul livello qualitativo del prodotto / servizio fornito:
Periodicamente l’OdV ed il Responsabile 231 analizzano i dati relativi alla gestione delle Non Conformità riscontrate negli approvvigionamenti.
Le attività lavorative sono condotte secondo metodi e sequenze specificate da adeguati documenti di lavoro per un’esecuzione guidata delle attività da parte del personale operativo. I suddetti processi sono documentati e tenuti sotto controllo per assicurare il rispetto delle condizioni di fornitura previste da Prestiter S.p.A..
La gestione dei singoli servizi è affidata a operatori espressamente preposti dalla Direzione, che sulla base delle specifiche esigenze, effettua una pianificazione dettagliata dei servizi, di turni di lavoro, di attività, ecc..
Il personale operativo viene addestrato per i compiti affidatigli in funzione della criticità degli stessi e il relativo addestramento viene documentato.
Le documentazioni applicate nelle fasi del processo di lavoro, al fine di garantire l’efficienza del Sistema Organizzativo e del processo, riguardano le procedure e le istruzioni operative che definiscono:
Tutti i documenti sono gestiti secondo quanto previsto dalle procedure gestionali e dalle istruzioni operative.
La Direzione effettua la pianificazione del servizio/appalto valutando la disponibilità di:
tenendo conto di:
e al fine di:
Per controllo o verifica di un servizio s’intende in generale l’azione di controllo e dimostrazione della sua conformità ai requisiti richiesti.
In tutti i casi, controlli e verifiche hanno in comune i seguenti elementi:
Allo scopo di assicurare la perfetta efficienza delle attrezzature impiegate nell’erogazione del servizio, viene curata la loro manutenzione preventiva secondo quanto indicato dalle aziende costruttrici.
La manutenzione coinvolge in particolar modo le attrezzature e le loro dotazioni in quanto strumenti essenziali per assicurare l’erogazione del servizio garantendo la salute e la incolumità fisica dei lavoratori. Generalmente gli interventi di manutenzione su attrezzature vengono effettuati da fornitori specializzati.
Tali interventi sono registrati sulla documentazione relativa alle attrezzature.
Prestiter S.p.A. applica procedure documentate per garantire l’identificazione e la rintracciabilità dei servizi, oltre che dei prodotti.
Per quanto riguarda i servizi erogati l’identificazione è effettuata mediante la correlazione tra i servizi espletati, la data di effettuazione, il settore di esecuzione degli stessi e gli out put determinati.
Tutti i documenti sono facilmente correlabili al servizio cui sono riferiti.
Prestiter S.p.A. applica procedure organizzative volte a:
La conservazione e manutenzione delle attrezzature è effettuata in modo tale da prevenirne il deterioramento a causa di accidentale esposizione a condizioni atmosferiche avverse o ad altri fattori di deterioramento (calore, umidità, ecc.).
La conservazione è, inoltre, eseguita in base alle specifiche prescrizioni per ciascuna attrezzatura al fine di preservarne l’integrità e l’efficienza, nonché la pulizia e l’igiene.
La movimentazione delle attrezzature è eseguita dagli operatori in modo da evitare danneggiamento per urti, vibrazioni, vicinanza a fonti di calore o altre condizioni nocive e con modalità differenti a seconda della tipologia e delle dimensioni delle attrezzature stesse. È obbligatorio effettuare la movimentazione tenendo conto di tutte le misure di sicurezza, usando i mezzi individuali di protezione in dotazione a tutto il personale.
Allo scopo di garantire l’efficienza e l’efficacia del Sistema Organizzativo, il Responsabile del Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D. Lgs 8 Giugno 2001 n. 231 sviluppa, pianifica e attua un complesso di attività volte alla analisi, alla misurazione e al miglioramento delle attività, sia quelle operative che quelle gestionali, al fine di assicurare un costante e sistematico controllo sui requisiti e le condizioni di rispetto della legalità.
A tale scopo sono utilizzati gli strumenti di gestione descritti nel presente Manuale e nelle Procedure dedicate alla gestione delle Non Conformità e delle Verifiche Ispettive Interne.
Tutti i sistemi sono gestiti dal Responsabile Legalità, sono verificati dall’OdV e sono sotto il diretto interessamento della Direzione.
I risultati da essi prodotti vengono analizzati nel Riesame della Direzione dell’intero Sistema Aziendale. L’efficacia degli strumenti qui indicata è valutata periodicamente dall’OdV su indicazione del Responsabile 231 e del Responsabile Qualità ed eventuali affinamenti sono effettuati per migliorarne l’efficacia.
Prestiter S.p.A. applica procedure documentate per la pianificazione e l’esecuzione di audit interni del Sistema, allo scopo di accertare che le attività attinenti il Sistema ed i relativi risultati, siano in accordo con quanto pianificato nelle procedure, norme, etc. del Sistema e per valutare l’efficacia dei Sistemi stessi.
Mediante gli audit interni, realizzati dall’OdV e dai Responsabili 231 la Direzione è tenuta informata sull’andamento del Sistema e delle principali carenze riscontrate. Infatti, le informazioni emerse dagli audit, oltre a innescare azioni correttive immediate e mirate alle singole aree, costituiscono lo strumento fondamentale per l’effettuazione del Riesame del Sistema da parte dell’OdV e della Direzione.
Gli audit vengono effettuati dall’OdV e sono pianificati in modo da sottoporre a verifica tutte le funzioni nel corso di un anno. Inoltre possono essere effettuati audit straordinari ed anche non preannunciati.
La programmazione annuale degli Audit interni, viene attuata in modo da coprire tutte le aree del Sistema ed è diversificata in rapporto allo stato e all’importanza delle attività oggetto di verifica. Le verifiche sono collegate tra loro in modo da individuare i punti chiave del Sistema e seguirne l’evoluzione nel tempo.
Il programma viene strutturato nei seguenti elementi:
Al fine di condurre l’audit in modo esaustivo e dettagliato, e al fine di garantirne una evidenza documentale, l’OdV predispone una lista di riferimento dove vengono indicate tutte le caratteristiche che si intendono verificare e valutare, in relazione alla funzione o all’area che deve essere esaminata. Tale lista sarà di aiuto, inoltre, quale riscontro per successivi audit.
I Componenti dell’OdV avranno compiti di:
Inoltre considerato che si tratta di attività specialistiche, prevalentemente di controllo, è necessario che i componenti dell’OdV posseggano la conoscenza di tecniche e strumenti ad hoc, nonché una continuità di azione elevata.
Ai sensi di quanto sopra indicato l’OdV dovrà rispettare il requisito della continuità d’azione, intendendo per essa sia la effettività delle attività di controllo sia la frequenza temporale delle particolari azioni intraprese.
La metodologia di valutazione viene definita dal giudizio dell’OdV sulle attività esaminate. Per ogni caratteristica viene espresso un giudizio positivo o negativo.
Per ogni caratteristica per la quale si riscontra una insufficiente applicazione (giudizio negativo) deve necessariamente essere definito un rapporto di azione correttiva.
L’azione correttiva viene concordata con la funzione responsabile dell’attività, definendo le tempistiche di risoluzione della non conformità rilevata.
Per ogni caratteristica per la quale venga riscontrata un’applicazione sufficiente, viene dato un giudizio positivo che può essere accompagnato da osservazioni mirate al miglioramento e/o al mantenimento della qualità prodotte dall’attività.
Di dette osservazioni la funzione responsabile dell’attività deve tener conto e dare evidenza del loro rispetto durante l’audit successivo.
In conclusione dell’audit viene sottoposta alla funzione interessata la lista di riferimento. Questa è sottoposta, inoltre, alla Direzione, a cura dell’OdV correlata da un report esplicativo.
Prestiter S.p.A. ha definito attività e responsabilità in merito alla gestione delle non conformità che si possono verificare nei processi aziendali. I requisiti e la realizzazione degli output sono definiti, in termini di caratteristiche che possano essere osservate e valutate al fine della valutazione in ordine al rispetto della legalità.
Un servizio/un processo, è considerato NON CONFORME quando una o più caratteristiche non soddisfano i requisiti specificati (da Norme di Riferimento, ecc.).
Le Non Conformità si distinguono in:
Le Non conformità sono gestite dall’OdV con l’assistenza del Responsabile 231.
Chi rileva una Non Conformità o riceve una “segnalazione” esegue un’analisi preliminare atta a determinarne cause e criticità e annota la situazione non conforme stilando il rapporto di non conformità.
Tali report saranno oggetto di valutazione in sede di Riesame del Sistema e forniranno dati da utilizzare, quali indici di controllo nella pianificazione degli obiettivi, attraverso il documento “Piano di Miglioramento”.
Il Responsabile 231, riceve i rapporti di non conformità le segnalazioni delle Non Conformità e provvede a compilare il “Rapporto di Non Conformità” e sottopone il tutto all’OdV che prende decisione motivata in ordine sia alla eventuale segnalazione per l’applicazione di sanzioni, sia alla necessità di intraprendere eventuali azioni correttive per evitare il ripetersi della Non Conformità in futuro.
Nei casi di maggior importanza, si attiva una Richiesta di Azione Correttiva e si segnala alla Direzione.
Possibili casi nei quali deve essere emessa la “Richiesta di Azione Correttiva”:
I Rapporti di Non Conformità vengono archiviati in originale dall’OdV a cura del Responsabile 231. L’OdV provvede a riepilogare ed analizzare tutte le segnalazioni ripartite per area, tipologia, gravità, ecc.
Le analisi statistiche effettuate su questi documenti vengono periodicamente presentate alla Direzione e fanno parte integrante della relazione semestrale dell’OdV.
Il Responsabile 231 verificherà l’efficacia del trattamento delle Non Conformità. La risoluzione della non conformità deve avvenire nel più breve tempo possibile. Il trattamento termina con una verifica del successo dell’intervento effettuato.
Per la migliore valutazione in ordine al rispetto delle norme e dei regolamenti, all’andamento dei servizi erogati e dell’attendibilità delle prestazioni offerte, Prestiter S.p.A. effettua una raccolta dei dati di non conformità, segnalazioni, reclami, ecc. durante tutte le fasi di lavoro. Vengono utilizzati sia i canonici strumenti statistici per l’analisi dei dati che tecniche avanzate per la individuazione delle aree di miglioramento. I dati così raccolti vengono messi a disposizione dell’OdV e della Direzione, per gli usi di relativa competenza.
Prestiter S.p.A. definisce e applica criteri per il monitoraggio sistematico di tutti i processi aventi influenza sul rispetto della legalità al fine di prevenire, eliminare o ridurre le Non Conformità reali o potenziali, o altre situazioni indesiderabili, intervenendo in modo efficace sulle loro cause mediante Azioni Correttive o Preventive.
L’intendimento che sta alla base di tale criterio è quello di fornire un efficace strumento di controllo e verifica del raggiungimento degli obiettivi pianificati. Oltre a ciò, dall’esame periodico dei dati forniti dalla pianificazione degli obiettivi potranno scaturire azioni migliorative del Sistema applicando, in ottica di miglioramento continuo, i concetti sintetizzati da Deming nel PDCA (Plan, Do, Check, Act) spesso adottato dai Sistemi Assicurazione Qualità.
Il miglioramento passa anche attraverso le Azioni Correttive o Preventive che hanno lo scopo di identificare le cause delle Non Conformità reali o potenziali, e pianificare provvedimenti correttivi atti ad eliminarne o ridurne le cause. Quando, infatti, all’interno del Sistema, si verifica una Non Conformità si provvede (secondo le procedure specifiche) alla valutazione e alla risoluzione della singola Non Conformità. Viene, quindi, presa in esame la possibilità di individuare ed eliminare la causa della Non Conformità al fine di prevenirne il ripetersi (Azione Correttiva su Non Conformità reali).
Periodicamente l’OdV ed il Responsabile 231, unitamente alle altre funzioni responsabili esaminano tutte le informazioni che fornisce il Sistema al fine di individuare ed eliminare le cause di possibili Non Conformità (Azione Preventiva su Non Conformità potenziali).
Le azioni correttive e preventive intraprese per l’eliminazione delle cause delle Non Conformità reali o potenziali sono proporzionali all’entità del problema e/o rischi da esso derivanti.
Qualsiasi modifica apportata a documenti e/o procedure, come conseguenza di un’azione correttiva o preventiva, viene gestita in modo documentato.
Per ulteriori dettagli in merito al miglioramento è possibile riferirsi alla Procedura MIGLIORAMENTO CONTINUO.
Le Azioni Correttive sono una conseguenza delle Non conformità reali che non si chiudono con il solo trattamento della Non conformità (Correzione).
Le Azioni Correttive consistono nelle seguenti attività:
L’Azione Correttiva può essere richiesta dall’OdV o da qualsiasi Funzione coinvolta nell’evento da cui è scaturita la Non Conformità.
Le Azioni Correttive vengono gestite dall’OdV con la collaborazione del Responsabile 231 che, di volta in volta, convoca le funzioni interessate, le riunisce, analizza la Non conformità denunciata e definisce i singoli provvedimenti per eliminarne o minimizzarne le cause, precisando, in particolare, risorse, responsabilità, tempistiche di attuazione e modalità di verifica.
I relativi Responsabili attuano le Azioni Correttive, secondo quanto pianificato, ed informano l’OdV
L’OdV con la collaborazione del Responsabile 231 coordina tale attuazione e tiene al corrente le varie funzioni interessate dello stato di avanzamento dell’Azione Correttiva.
Ad Azione Correttiva attuata se ne verifica l’efficacia. Generalmente tali verifiche vengono effettuate dall’OdV con la collaborazione del Responsabile 231 mediante valutazione diretta documentata oppure Verifica Ispettiva Interna. L’esito positivo della verifica consente la chiusura della richiesta di Azione Correttiva.
Le valutazioni emerse dalle Azioni Correttive vengono prese in esame nell’analisi periodica per le Azioni Preventive.
Le Azioni Preventive sono la conseguenza dell’analisi delle informazioni e dei dati derivanti dai processi e dalle attività lavorative che hanno influenza sul rispetto della legalità e dalle indagini sulla segnalazioni del personale ovvero i reclami degli utenti. In tal modo il Sistema diventa uno strumento dinamico per il continuo miglioramento dell’Organizzazione in tema di legalità evidente.
L’intervento viene solitamente articolato come segue:
Ad Azione Preventiva attuata se ne verifica l’efficacia mediante la valutazione degli effetti diretti dell’Azione Preventiva e, anche in tempi diversi, il confronto con i risultati delle analisi periodiche.
La valutazione dell’efficacia dell’attività preventiva si concretizza attraverso la raccolta di dati relativi alla nuova situazione e al loro confronto con la situazione iniziale. Se tale confronto ha un esito positivo si rende operativo a tutti gli effetti il rimedio, mentre, se tale valutazione ha esito negativo, si ritorna alla fase diagnostica per individuare la causa originaria reale.
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